Задачи
Основными целями внедрения системы электронного документооборота с дилерской сетью являлись — снижение затрат на документооборот и ускорение процесса обмена юридически значимыми документами с дилерской сетью. Помимо этого, стояла задача устранения утери документов
Елена Зырянова
старший руководитель ИТ проектов в «Пежо Ситроен Рус»
Снизить затраты на документооборот и ускорить его
Ежегодно компания формирует 800 000 документов для дилеров. Это значительные расходы на бумагу и печать, а также затраты на отправку документов. Курьерская служба доставляет документы от 3 до 7 дней, Почта России — порядка двух недель в отдаленные регионы.
Избежать потери документов
Бумажные документы часто терялись как на стороне дилеров, так и в процессе доставки. В результате документы, требующие подписи дилера, не возвращались в головной офис. Приходилось дублировать документ и отправлять заново, что влекло за собой дополнительные затраты на печать и доставку документов.
Решение
С момента утверждения формата и порядка передачи электронных счетов-фактур в 2012 году компания начала исследовать возможности и решения различных операторов ЭДО на российском рынке. По результатам проведенного тендера группа остановила выбор на компании СКБ Контур и ее решениях: Диадоке — для ЭДО и Экстерне — для электронной отчетности.
Интеграция
«Пежо Ситроен Рус» входит в международную группу, все структуры которой используют системы SAP, причем в нелокализованных версиях. Их администрирование производится из центрального европейского офиса. Поэтому стандартные методы интеграции через API в данном случае не подходили.
Оптимальным решением стал облачный коннектор Диадока — интеграционный модуль, который позволил выгружать файлы в формате PDF из учетной системы в систему ЭДО, преобразовывать их в формат xml, соответствующий требованиям российского законодательства, размещать сформированные документы в подразделения в системе Диадок, подписывать документы электронной цифровой подписью, в том числе и массово.
Особенность облачного коннектора в том, что все действия производятся непосредственно в Диадоке, все необходимое программное обеспечение для этого установлено на сервере оператора СКБ Контур. Вносить изменения в учетные системы не понадобилось, кроме настройки канала взаимодействия между системами.
Анализ ситуации в «Пежо Ситроен Рус» показал, что выгружать документы из SAP-систем можно только в формате pdf. Поэтому команда Диадока доработала коннектор для того, чтобы он преобразовывал документы из pdf в утвержденный ФНС формат xml.Требовалась сложная разработка — так как производилось распознавание документов PDF. Решение проверялось на каждом типе документов: счете-фактуре, корректировочном счете-фактуре, накладной и других. На стадии тестирования документы передавали по одному и тщательно проверяли, не происходит ли ошибок и искажений при преобразовании. Только после этого объемы передачи постепенно наращивали.
В итоге внедрение прошло в несколько этапов. На первом в электронный вид перевели первичную документацию по продаже автомобилей: счета-фактуры и корректировочные счета-фактуры. Затем пришла очередь ТОРГ-12 и счетов. На третьем этапе — документы по запчастям, аналогично документам по автомобилям: счета-фактуры и корректировочные счета-фактуры, и далее — накладные и счета.
После этого настал черед других (не первичных) документов, которые передаются дилерам.
Сегодня 90% документооборота «Пежо Ситроен Рус» с дилерами происходит в электронном виде.
Интересный факт
Для документооборота с дилерами по автомобилям и по запасным частям использованы два разных коннектора, доработанные под нужды «Пежо Ситроен Рус».
Результаты
По итогам каждого дня коннектор выгружает сформированные компанией документы в Диадок и распределяет их по тем подразделениям, где их должны завизировать сотрудники соответствующих департаментов. Ежедневно сотрудники компании входят в сервис через веб-версию системы Диадок и находят в своих подразделениях документы, которые должны подписать квалифицированной электронной подписью (КЭП). Они могут подписывать как каждый документ по отдельности, так и массово — «в один клик».
Таким образом, компания:
