Задачи
Главные цели уменьшения бумажного документооборота — это оптимизация расходов и усовершенствование бизнес-процессов в компании.
При переходе на ЭДО официальный представитель Nissan в России стремился улучшить взаимодействия с дилерами и поставщиками, в частности исключить потери документов и ошибки при их оформлении. После успешного опыта работы с контрагентами в Диадоке компания начала внедрять ЭДО для автоматизации внутренних процессов на предприятии. В перспективе — перевод большинства бизнес-процессов в электронный вид и участие в цифровой трансформации автопромышленной отрасли.
Основные этапы проекта
2014-2019 гг. — взаимодействие с дилерами, в том числе зарубежными
Потребность — ускорить документооборот и снизить затраты на его ведение.
На оформление и отправку бумажных документов дилерам, а также на возвращение подписанных экземпляров требовались значительные затраты времени и ресурсов. Документооборот состоял из таких операций: распечатка, подписание, формирование комплектов, сканирование и отправка при помощи курьерской службы DHL, ручной контроль возврата документов.
Решение
Компания перевела документооборот в электронный вид, для чего выбрала систему Диадок оператора СКБ Контур, так как она позволяет:
На этапе внедрения компания использовала модуль Диадока для интеграции с системой 1С. В связи с тем, что в компании применяется учетная система SAP, информация для формирования первичных документов сперва вручную транслировалась из SAP в 1С, а затем переносилась в Диадок с использованием модуля.
В 2018 году компания приобрела и настроила интеграционный комплекс на базе Контур-ERP для SAP, позволяющий подписывать, отправлять и получать юридически значимые электронные документы напрямую из SAP в Диадок, исключив из процесса промежуточную систему 1С.
При этом компания смогла снизить количество отправляемых документов и вместо двух документов (счета-фактуры и товарной накладной) отправлять один документ — УПД.
В начале 2019 года компания приобрела дополнительную функциональность «Шаблоны», чтобы формировать и отправлять контрагентам формализованные шаблоны документов. ООО «Ниссан Мэнуфэкчуринг РУС» готовит шаблон документа и без подписи отправляет его дилеру, который проверяет УПД, подписывает и отправляет документ обратно. Это позволило исключить ручные процессы с обеих сторон при оформлении бумажных документов.
Между ООО «Ниссан Мэнуфэкчуринг РУС» и первыми дилерами в республике Казахстан электронные документы были подписаны в апреле 2019 года. Это новый этап по трансграничному ЭДО. Данное решение позволит упростить документооборот между официальным представителем Nissan и дилерами. Также использование ЭДО ускорит передачу сведений в банк для прохождения валютного контроля и предоставление в налоговую службу документов, подтверждающих экспортные операции и ставки 0 % по НДС.
2016-2019 гг. — взаимодействие с поставщиками
Потребность — ускорить документооборот и оптимизировать бизнес-процессы в компании.
Обмен документами с поставщиками автокомпонентов занимал от одной — двух недель до месяца. Груз размещается на удаленных складах. Поэтому документы, сопровождающие поставки, передавались в бухгалтерию не всегда в срок. Если они терялись при пересылке или обнаруживались ошибки, компания несла почтовые расходы, а отражение задолженности перед поставщиками в учете производилось с задержкой.
Решение
С переходом на ЭДО документы поступают в бухгалтерию в течение трех рабочих дней после поставки. В день поставки ответственный сотрудник проверяет и согласует документы, полученные от поставщика, после чего комплект направляется на подписание в финансовый отдел. Обработка документов по поставке теперь занимает 3–5 дней в рамках установленных сроков.
Использование Диаодока позволило автоматизировать документооборот с логистическим оператором, который предоставляет компании складские услуги. Прием на хранение автокомпонентов и отправка их на завод сопровождаются оформлением первичной документации (МХ-1 и МХ-3), объем которой в бумажном виде измерялся в кубометрах.
Внедрение ЭДО помогло оптимизировать документооборот и с поставщиком, оказывающим рекламное сопровождение для ООО «Ниссан Мэнуфэкчуринг РУС» на территории России. Удалось исключить потерю документов и ускорить их подписание, систематизировать процесс получения, поиска и согласования документов, в том числе добиться оперативного подписания дополнительных соглашений на те или иные виды услуг.
2018-2019 гг. — взаимодействие с банками
Компания успешно взаимодействует с банками по факторингу через систему Диадок, включая передачу документов по запросам банков.
2017-2019 гг. — внутренний документооборот
Потребность — автоматизировать работу с внутренним документооборотом.
Следующие бизнес-процессы были автоматизированы:
Решение
Авансовые отчеты подписываются при помощи доверительной аутентификации.
Переход на ЭДО значительно упростил подписание и хранение документов по циклической инвентаризации. На заводе ежедневно проводится ревизия запасов автокомпонентов и оформляются документы, подтверждающие результаты пересчета за каждую рабочую смену. А по окончании месяца составляются и подписываются сличительная ведомость и инвентаризационная опись. Документы имеют внушительный размер, каждый день на распечатку уходило полпачки бумаги.
Благодаря автоматизации внутреннего документооборота компания значительно сократила трудозатраты и расходы на пересылку и хранение документов.
Результаты
За несколько лет использования ЭДО почтовые расходы и затраты на содержание бумажного архива снизились в разы, прекратилась потеря документов, полностью исключены ошибки в документах по реквизитам организации.
Сокращение трудозатрат сотрудников и ускорение бизнес-процессов
Ежемесячный документооборот в ООО «Ниссан Мэнуфэкчуринг РУС» — это тысячи документов от контрагентов. Для автоматической сортировки входящего потока настроено распределение документов с помощью коннектора «Бизнес-процесс». Сотрудник, ответственный за поставку, получает оповещение на электронную почту, проверяет и согласует документ. После этого документ автоматически перемещается по заданному маршруту согласования. Распределение документов в Диадоке исключило их ручную обработку с момента получения до финального подписания.
Представление документов в контролирующие органы
Переход на ЭДО облегчил взаимодействие с контролирующими органами. В рамках налоговых и аудиторских проверок компания предоставляет электронные документы. С этой целью дополнительно был приобретен коннектор «Выгрузка».
Планы по дальнейшему развитию ЭДО в компании
1. Трансграничный ЭДО
ООО «Ниссан Мэнуфэкчуринг РУС» работает более чем с двадцатью дилерами в СНГ. В 2019 году планируется подключить к ЭДО всех дилеров из Казахстана: сперва настроить обмен неформализованными электронными документами, затем перейти на обмен УПД по формату, утвержденному ФНС России. Автоматизация трансграничного ЭДО позволит оптимизировать сроки получения оригиналов документов и снизить почтовые расходы на пересылку.
Компания возмещает затраты на гарантийный ремонт и выплачивает бонусы дилерам только после возврата оригиналов документов, то есть в течение одного — двух месяцев. Благодаря ускорению документооборота партнеры из Казахстана смогут получать денежные средства в более короткий срок. Кроме того, внедрение трансграничного ЭДО поможет упростить представление документов в контролирующие органы.
2. Обязательная маркировка
Российское законодательство вводит обязательную маркировку автомобильных шин, для передачи необходимых сведений в информационную систему маркировки товаров компания намерена использовать Диадок.
3. Подключение к ЭДО логистических партнеров
В планах упростить документооборот с логистическими компаниями, перевести товарно-транспортную накладную и товарную накладную в электронный формат.
4. Цифровая трансформация отрасли
Представители ООО «Ниссан Мэнуфэкчуринг РУС» активно участвуют в отраслевых мероприятиях, встречах с коллегами из автопрома, делятся практическими знаниями о переходе на ЭДО, поэтому считают логичным объединить усилия по внедрению инноваций в бизнес-процессы и обмениваться опытом внедрения цифровых технологий друг с другом.