Задачи
Сделать работу с документами удобной
Главной задачей компании было уменьшение нагрузки на 6 сотрудников логистики и бухгалтерии, которые заняты в бумажном документообороте. Рост продаж привел к стабильному приросту исходящих первичных документов. Это приводило к дополнительной нагрузке на специалистов и приводило к тоннам документов на их столах.
Ускорить документооборот
Подготовка пакета документов внутри компании занимала 2-3 дня: распечатывание, подпись, сортировка и упаковка. Далее, за 3-4 дня, документы доставлялись дилерам. Таким образом, путь документов в одну сторону занимал порядка недели. Такой же срок требовался на их визирование в дилерском центре и возврат в компанию.
Снизить издержки на бумажный документооборот
Печать и доставка курьером в дилерский центр одного пакета документов стоит порядка 580 рублей. При ЭДО отправка одного документа составляет около 7 рублей.
Решение
Компания решила перевести в электронный вид счета-фактуры и накладные ТОРГ-12, которые она отправляет дилерам, и выбрала оператора СКБ Контур и его сервис Контур.Диадок. Главными аргументами в пользу Диадока стали:
Внедрение заняло 5 месяцев.
На первом этапе реализации проекта команда Диадока изучила действующие в компании процессы формирования и отправки документов, а также собрала основные требования и пожелания коллектива к ЭДО.
На втором этапе специалисты Диадока доработали «Диадок.Коннектор» для выгрузки документов в систему ЭДО и преобразования их в xml-формат, так как исходные документы компании — в Excel-формате. Затем команда Диадока совместно со специалистами «БМВ Русланд Трейдинг» протестировала систему и перевела сервис в промышленную эксплуатацию.
В результате документы компании через коннекторы выгружаются в Диадок, где автоматически распределяются по дилерским ящикам. Бухгалтеру остается только воспользоваться функцией массовой подписи. На отправку более 3 000 документов уходит примерно 30 минут.
Следующим шагом в развитии ЭДО для «БМВ Русланд Трейдинг» станет интеграция Диадока с корпоративной учетной системой SAP ERP версии 7.02 EHP5. Это позволит перевести в электронный вид документы логистического отдела и дистрибьюторского центра компании.
Результаты
Сегодня бухгалтерия «БМВ Русланд Трейдинг» формирует и отправляет электронные счета-фактуры и накладные ТОРГ-12. По этим типам документов в электронный вид переведено 95% документооборота с дилерами. Задачи, поставленные компанией, выполнены:
