ООО «ДЖИЛИ-МОТОРС» ― дочерняя компания Geely International Corporation и единственный дистрибьютор марки в РФ. Ее основная цель ― создать в России монобрендовую дилерскую сеть с высокими стандартами обслуживания.
Задачи
Не терять документы при доставке
Бумажные документы отправлялись отдельным грузовым местом вместе с товаром. В пути они могли потеряться или прийти в негодность: помяться и пр.
Сократить затраты на документы
Печать и доставка документов обходится примерно в 350 000 рублей в год. За их отправку отвечает сотрудник, ставка которого — 50 000 рублей в месяц. Содержание бумажного архива — 60 000 рублей в месяц.
Быстро завершать циклы документооборота
Клиенты получают документы через 4–5 рабочих дней после отправки. У контрагента они могут пролежать и неделю. Документы возвращают как «Почтой России», так и курьерскими службами, поэтому «ДЖИЛИ-МОТОРС» получает свои подписанные экземпляры обратно не ранее чем через 2–9 рабочих дней. Таким образом, полный цикл документооборота — с момента отправки документов со склада «ДЖИЛИ-МОТОРС» до их возвращения в офис компании — может занимать от 8 до 21 дня.
Решение
Для электронного документооборота компания выбрала сервис Контур.Диадок, ориентируясь на:
«ДЖИЛИ-МОТОРС» пользуется учетной системой 1С 8.3, для интеграции с которой в Диадоке есть типовое коробочное решение. Оно не требует изменений в конфигурации 1С. Данный модуль полностью подошел компании. Ей понадобился всего один рабочий день, чтобы установить и настроить его.
Результаты
При ЭДО документы «ДЖИЛИ-МОТОРС» по-прежнему формируются в центральном офисе в Москве, но после этого отправляются не на печать, а через Диадок ― напрямую клиентам. Как только они получают груз — сразу подписывают документы, и компания получает на руки свои подписанные оригиналы. Весь цикл документооборота занимает в разы меньше времени ― ровно столько, сколько идет груз до клиента. Как следствие ― своевременный учет без ошибок и расхождений с клиентами.
До перехода на ЭДО работа с документами занимала до 25 % рабочего времени менеджеров, логистов, бухгалтера. Сейчас они могут занять его основными, а не сопутствующими обязанностями.
Комментарии
Антон Шилов
директор по логистике ООО «ДЖИЛИ-МОТОРС»
Переход на ЭДО ― звучит как нечто масштабное, сложное. А на деле это не так. У нас все получилось быстро и просто. Модуль для 1С настолько просто установить и настроить, что мы справились даже без помощи специалистов технической поддержки Контура. В итоге при минимальных усилиях мы получили быстрый и экономный документооборот. Мы с нетерпением ждем, когда к ЭДО подключатся все наши контрагенты, тогда, наконец, перестанет пополняться бумажный архив. А со временем, когда выйдут сроки хранения документов, мы вообще сможем избавиться от него
Константин Козлов
руководитель проекта Контур.Диадок
У команды Диадока уже имеется богатый опыт работы с автодистрибьюторами, и мы очень рады, что теперь их список пополнила компания «ДЖИЛИ-МОТОРС». ЭДО дал возможность сотрудникам сосредоточиться на своих прямых обязанностях, а не держать постоянно в голове, на какой стадии находятся те или иные документы, за которые они отвечают
