Задачи
Не терять документы при доставке
Бумажные документы отправлялись отдельным грузовым местом вместе с товаром. В пути они могли потеряться или прийти в негодность: помяться и пр.
Сократить затраты на документы
Печать и доставка документов обходится примерно в 350 000 рублей в год. За их отправку отвечает сотрудник, ставка которого — 50 000 рублей в месяц. Содержание бумажного архива — 60 000 рублей в месяц.
Быстро завершать циклы документооборота
Клиенты получают документы через 4–5 рабочих дней после отправки. У контрагента они могут пролежать и неделю. Документы возвращают как «Почтой России», так и курьерскими службами, поэтому «ДЖИЛИ-МОТОРС» получает свои подписанные экземпляры обратно не ранее чем через 2–9 рабочих дней. Таким образом, полный цикл документооборота — с момента отправки документов со склада «ДЖИЛИ-МОТОРС» до их возвращения в офис компании — может занимать от 8 до 21 дня.
Решение
Для электронного документооборота компания выбрала сервис Контур.Диадок, ориентируясь на:
«ДЖИЛИ-МОТОРС» пользуется учетной системой 1С 8.3, для интеграции с которой в Диадоке есть типовое коробочное решение. Оно не требует изменений в конфигурации 1С. Данный модуль полностью подошел компании. Ей понадобился всего один рабочий день, чтобы установить и настроить его.
Результаты
При ЭДО документы «ДЖИЛИ-МОТОРС» по-прежнему формируются в центральном офисе в Москве, но после этого отправляются не на печать, а через Диадок ― напрямую клиентам. Как только они получают груз — сразу подписывают документы, и компания получает на руки свои подписанные оригиналы. Весь цикл документооборота занимает в разы меньше времени ― ровно столько, сколько идет груз до клиента. Как следствие ― своевременный учет без ошибок и расхождений с клиентами.
До перехода на ЭДО работа с документами занимала до 25 % рабочего времени менеджеров, логистов, бухгалтера. Сейчас они могут занять его основными, а не сопутствующими обязанностями.
