Задачи
Переход на электронный документооборот является частью стратегии по диджитализации бизнес-процессов ПИК. С помощью ЭДО девелопер планировал увеличить скорость обмена документами и выйти на новый уровень автоматизации:
Решение
При выборе оператора и системы ЭДО основными критериями стали:
Интеграция
ПИК использует информационные системы 1С и 1С:ERP. С помощью API Диадока выполнена интеграция с внутренней системой электронного документооборота (СЭД) и учетными системами. Создан единый архив всех документов в СЭД, организовано внутреннее согласование.
Интеграция потребовала доработок СЭД и учетных систем. Внедрение Диадока заняло два месяца.
Схема ЭДО для строительных документов
Как девелопер ПИК получает от своих подрядчиков отраслевые документы — акты о приемке выполненных работ (КС-2). Обмен неформализованными документами не решал основную задачу по автоматизации учета. Поэтому в рамках проекта был разработан конструктор строительных актов, при помощи которого подрядчики формируют электронный документ и получают печатную форму для подписания в виде шаблона в Диадоке. Весь процесс по шагам выглядит так:
- Подрядчик формирует акт в системе ПИК «Конструктор актов».
- Акт проходит предварительное согласование — подтверждаются заявленные объемы выполненных работ. В системе взаиморасчетов ПИК формируется задолженность на основании подтвержденных объемов.
- Печатная форма акта регистрируется в корпоративной СЭД, шаблон документа направляется в ящик подрядчика в Диадоке.
- Подрядчик подписывает шаблон акта, добавляет в пакет счет-фактуру и отправляет обратно через Диадок.
- Когда акт поступает в ящик ПИК, через API обновляется статус акта в корпоративной СЭД, финансовый менеджер и бухгалтер согласуют его.
- После подписания акта автоматически формируются документ в учетной системе и заявка на оплату.