ПАО «Группа Компаний ПИК»

Задачи

Переход на электронный документооборот является частью стратегии по диджитализации бизнес-процессов ПИК. С помощью ЭДО девелопер планировал увеличить скорость обмена документами и выйти на новый уровень автоматизации:

• максимально уйти от бумаги при обмене документами между компаниями Группы;
• ускорить взаимодействие с контрагентами;
• сократить издержки на печать и доставку документов;
• автоматизировать согласование и учет первичных документов, формирование заявок на оплату.

Решение

При выборе оператора и системы ЭДО основными критериями стали:

• удобство и простота работы с системой электронного документооборота;
• простота интеграции с API;
• качество поддержки пользователей.

Интеграция

ПИК использует информационные системы 1С и 1С:ERP. С помощью API Диадока выполнена интеграция с внутренней системой электронного документооборота (СЭД) и учетными системами. Создан единый архив всех документов в СЭД, организовано внутреннее согласование.

Интеграция потребовала доработок СЭД и учетных систем. Внедрение Диадока заняло два месяца.

Схема ЭДО для строительных документов

Как девелопер ПИК получает от своих подрядчиков отраслевые документы — акты о приемке выполненных работ (КС-2). Обмен неформализованными документами не решал основную задачу по автоматизации учета. Поэтому в рамках проекта был разработан конструктор строительных актов, при помощи которого подрядчики формируют электронный документ и получают печатную форму для подписания в виде шаблона в Диадоке. Весь процесс по шагам выглядит так:

1. Подрядчик формирует акт в системе ПИК «Конструктор актов».
2. Акт проходит предварительное согласование — подтверждаются заявленные объемы выполненных работ. В системе взаиморасчетов ПИК формируется задолженность на основании подтвержденных объемов.
3. Печатная форма акта регистрируется в корпоративной СЭД, шаблон документа направляется в ящик подрядчика в Диадоке.
4. Подрядчик подписывает шаблон акта, добавляет в пакет счет-фактуру и отправляет обратно через Диадок.
5. Когда акт поступает в ящик ПИК, через API обновляется статус акта в корпоративной СЭД, финансовый менеджер и бухгалтер согласуют его.
6. После подписания акта автоматически формируются документ в учетной системе и заявка на оплату.

Результаты

• Срок согласования бухгалтерских документов сократился до трех дней, строительных актов — до семи дней.
• Бухгалтерия перешла на дистанционный формат работы, сократились трудозатраты на заведение документов в учетную систему.
• Скорость оформления документов увеличилась в два раза.
• В электронный вид переведено около 20 % от общего объема документов.
• Ежемесячно через систему ЭДО проходит 15–20 тысяч документов.