ПИК — российская девелоперская компания, реализующая проекты в Москве, Московской области и других регионах России. Работает с 1994 года и специализируется на строительстве жилых объектов со всей необходимой инфраструктурой. С 2007 года ПИК присутствует на фондовом рынке. Решением Правительства РФ Группа Компаний включена в перечень системообразующих предприятий российской экономики.
Задачи
Переход на электронный документооборот является частью стратегии по диджитализации бизнес-процессов ПИК. С помощью ЭДО девелопер планировал увеличить скорость обмена документами и выйти на новый уровень автоматизации:
Передавайте документы контрагентам за секунды
Переходите на электронный документооборот
Решение
При выборе оператора и системы ЭДО основными критериями стали:
Интеграция
ПИК использует информационные системы 1С и 1С:ERP. С помощью API Диадока выполнена интеграция с внутренней системой электронного документооборота (СЭД) и учетными системами. Создан единый архив всех документов в СЭД, организовано внутреннее согласование.
Интеграция потребовала доработок СЭД и учетных систем. Внедрение Диадока заняло два месяца.
Схема ЭДО для строительных документов
Как девелопер ПИК получает от своих подрядчиков отраслевые документы — акты о приемке выполненных работ (КС-2). Обмен неформализованными документами не решал основную задачу по автоматизации учета. Поэтому в рамках проекта был разработан конструктор строительных актов, при помощи которого подрядчики формируют электронный документ и получают печатную форму для подписания в виде шаблона в Диадоке. Весь процесс по шагам выглядит так:
- Подрядчик формирует акт в системе ПИК «Конструктор актов».
- Акт проходит предварительное согласование — подтверждаются заявленные объемы выполненных работ. В системе взаиморасчетов ПИК формируется задолженность на основании подтвержденных объемов.
- Печатная форма акта регистрируется в корпоративной СЭД, шаблон документа направляется в ящик подрядчика в Диадоке.
- Подрядчик подписывает шаблон акта, добавляет в пакет счет-фактуру и отправляет обратно через Диадок.
- Когда акт поступает в ящик ПИК, через API обновляется статус акта в корпоративной СЭД, финансовый менеджер и бухгалтер согласуют его.
- После подписания акта автоматически формируются документ в учетной системе и заявка на оплату.
Результаты
Комментарии
Павел Смирнов
руководитель продукта «Документооборот» в ПИК Digital
Благодаря интеграции с корпоративной системой документооборота мы сократили срок обработки первичных документов до трех рабочих дней, обеспечив автоматическую передачу данных в учетную систему. Переход на ЭДО позволил исключить ручной ввод, сократив до 50 % времени бухгалтерского учета, а также перевести бухгалтерию по вопросам стройки и административно-хозяйственным расходам на дистанционный формат.
Сергей Фуксман
технический директор ПИК Digital
ПИК активно развивает собственные цифровые продукты. Перевод технического, юридического и финансового документооборота в электронный вид позволяет не только добиться максимальной прозрачности бизнес-процессов, но и значительно ускорить их.
Наш проект по переходу на электронный документооборот — единственный в своем роде в строительной сфере: на данный момент он является самым масштабным и быстрым. Мы не только перешли на электронное подписание документов, но и строим поверх дополнительную автоматизацию: это контроль корректности актов, сокращение числа участников в процессе согласования документов, расчеты с подрядчиками, автоматическая генерация платежей и так далее.
Ирина Штейнварг
руководитель отдела внедрения Диадока СКБ Контур
Проект ЭДО для ПИК имеет две особенности. Первая связана с отраслевой спецификой: подрядчики направляют компании-девелоперу акты КС-2, в которых отчитываются о выполненных работах. Эти документы часто имеют внушительный объем и проходят несколько этапов проверок и согласования. Важно и не пропустить ошибки, и соблюсти сроки, чтобы придерживаться плана по строительству объектов.
Вторая особенность проекта ЭДО — это масштабы Группы ПИК, которая включает больше двухсот юридических лиц. Автоматизация документооборота компании отвечает на оба вызова, предоставляя комплексное решение своим сотрудникам, а также подрядчикам и поставщикам. Инновационные разработки ПИК высоко оценил экспертный совет премии «ПРО ЭДО» и присудил компании победу в главной номинации конкурса проектов ЭДО «Про успех: проект года» в 2019 году».
