Авентин Инжиниринг

Задачи

Ускорить документооборот

Долгий срок доставки закрывающих документов — типичная для строительной отрасли проблема. Он составляет от трех дней до месяца.

Обеспечить гарантированную доставку документов

В силу специфики строительной отрасли (множество строительных площадок, удаленных от офиса компании, и низкая квалификация сотрудников на местах) около 20 % документов от контрагентов поступает слишком поздно, а около 3 % не доходит совсем. Это создает сложности для своевременной отчетности и риск штрафов при налоговых проверках.

Создать единую информационную среду в компании

Снабжение в компании автоматизировано при помощи системы «Синтека Комплектация». Бухгалтерский учет ведется в 1С. До внедрения ЭДО существовал разрыв в документообороте, приходилось вручную связывать заявки на закупку, счета и закрывающие документы. Необходимо было аккумулировать в одной системе всю информацию по проектам, бюджетам и заявкам, обеспечить безбумажный документооборот на всем жизненном цикле документов от проекта до бухгалтерского учета. Получать счета и закрывающие документы от поставщиков в электронном структурированном виде. Это должно было обеспечить прозрачность бизнес-процессов и верные управленческие решения.

Решение

Компания решила внедрить электронный документооборот на базе сервиса Контур.Диадок, интегрированного с автоматизированной системой управления (АСУ) снабжением «Синтека Комплектация».

Важную роль при выборе СКБ Контур в качестве оператора ЭДО сыграли такие факторы, как:

максимальная функциональность ЭДО при интеграции средствами API;
стабильное место в десятке крупнейших российских IT-разработчиков, по данным CNews.ru;
многолетняя репутация стабильной и развивающейся компании;
около 30 % контрагентов, уже зарегистрированных в Диадоке.

С помощью АСУ «Синтека Комплектация» автоматизированы проектные расчеты, бюджетирование проектов, создание заявок на закупку строительных материалов и сбор счетов от поставщиков. Система полностью интегрирована с порталом Zakupay.pro. Поставщики «Авентин Инжиниринг» получают на портале заявки от снабженцев и через него же выставляют счета, которые поступают в отдел снабжения в оцифрованном структурированном виде.

Портал Zakupay.pro является сертифицированным партнером СКБ Контур по внедрению продукта Диадок. Налаженное и отработанное сотрудничество портала и поставщиков должно обеспечить простоту и скорость их подключения к системе ЭДО.

Интеграция

Таким образом, интеграционная схема выглядит следующие образом.

В АСУ «Синтека Комплектация» формируется проект и рассчитывается его бюджет с учетом конкретных материалов и их количества. После старта проекта на этапе его реализации прорабы создают и контролируют заявки на закупку материалов, снабженцы управляют заявками, отслеживают их выполнение, количество и стоимость закупаемых материалов, анализируют счета от поставщиков, передают их в оплату и контролируют доставку материалов на объект.

Поставщики в личном кабинете портала Zakupay.pro моментально получают уведомления о новых заявках и выставляют счета. Многие из них интегрировали свои 1С с порталом. Счета на поставку материалов, которые они формируют в 1С, автоматически поступают на портал и в АСУ «Синтека Комплектация» «Авентин Инжиниринг».

Закрывающие документы учитываются в 1С.

Интеграция портала с системой ЭДО Диадок, АСУ «Синтека Комплектация» и 1С каждого из контрагентов позволяет компании «Авентин Инжиниринг» и поставщикам передавать и принимать значимые электронные документы без ручного ввода.

Результаты

Сегодня на электронный документооборот с компанией «Авентин Инжиниринг» перешли порядка 15 % ее контрагентов. В 2018 году планируется достичь результата в 80 %. Определенные результаты очевидны уже сейчас:

срок доставки документов контрагентам сократился с двух недель до нескольких секунд;
документооборот стал прозрачным; в любой момент можно проконтролировать, на какой стадии обработки находится документ;
отпала необходимость в возврате подписанных экземпляров, которая занимала много времени: поставщики видят, когда документы подписаны, и сразу имеют к ним доступ.

Благодаря ЭДО мы уже экономим на трудозатратах двух сотрудников бухгалтерии, которые занимались исключительно тем, что заводили в 1С первичную документацию.

Поскольку уровень автоматизации в нашей компании достаточно высок, сотрудники легко освоили новую систему, благодаря которой они больше не теряют документы и более качественно выполняют свои обязанности. В комплексе это повышает их мотивацию и лояльность к работодателю.

Команда портала Zakupay.pro взяла на себя подключение к Диадоку: регистрацию, получение квалифицированных электронных подписей, интеграцию с нашей учетной системой. Специалисты консультировали сотрудников «Авентин Инжиниринг» на каждом этапе

Сергей Гордиенко
директор по развитию портала Zakupay.pro

Для нас это первая крупная компания-заказчик из числа пользователей Zakupay.pro, которая заинтересовалась ЭДО. На портале она выступила катализатором перехода на электронный документооборот для многих поставщиков. Даже на первом этапе подключение «Авентин Инжиниринг» привело к переходу на ЭДО Контур.Диадок более ста поставщиков в Санкт-Петербурге и Ленинградской области.

Мы реализовали интеграцию за три месяца. Сейчас продолжаем подключать поставщиков к Диадоку. Также несколько других крупных строительных компаний последовали примеру «Авентин Инжиниринг» и сделали заявки на внедрение ЭДО.

Альбина Гитченко
менеджер проектов развития СКБ Контур

Сегодня все больше крупных компаний стремятся сделать свои бизнес-процессы более быстрыми, прозрачными и экономичными. Внедрение электронного документооборота — проект, который дает комплексный результат. Он в любом случае затрагивает внутренние процессы компании, так как влияет на распределение трудоресурсов ее сотрудников: для ЭДО их требуется гораздо меньше. И также он выводит на новый уровень взаимоотношения с внешними контрагентами, так как обеспечивает быструю надежную доставку оригиналов документов за секунды в любую точку России. «Авентин Инжиниринг» — отличный пример рационального планомерного внедрения ЭДО с последующим привлечением к нему сети контрагентов.