Задачи
Упростить и ускорить согласование входящих документов внутри компании
При бумажном документообороте поставщики сначала направляли в «ЛЭНД» для согласования копии документов почтой, курьером или по факсу. Цепочка прохождения документов внутри компании выглядела так: секретарь — менеджер по закупкам — менеджер по учёту и товародвижению (именно на этом этапе данные вводились в учетную систему).
Затем, после согласования, оригиналы документов передавались в бухгалтерию. После проверки в бухгалтерии документы передавались на подпись руководителю. Один завизированный экземпляр хранился у бухгалтера, а второй — секретарь почтой отправлял поставщику. Не было ясности, на каком именно этапе согласования документы находятся в конкретный момент. Много времени уходило только на передачу документов из рук в руки. Экспедирование документов занимало непозволительно много времени для компании, ежемесячно монтирующей и оснащающей оборудованием по нескольку десятков новых магазинов по всей стране.
Ускорить обмен документами с контрагентами
Поставщики компании находятся в разных точках России, поэтому ждать от них документы порой приходилось достаточно долго. Если же в документы вносились изменения, то процедура отправки повторялась.
Решение
В компании «ЛЭНД» было принято решение о внедрении системы электронного документооборота Контур.Диадок оператора СКБ Контур. Аргументом в его пользу послужил ряд успешно реализованных проектов ЭДО в крупных и структурно разветвленных компаниях. Также важным фактором выбора для «ЛЭНД» стало наличие в Диадоке разработанного решения для интеграции с учетной системой, которой пользуется компания.
Интеграция
Работу по внедрению электронного документооборота специалисты Диадока начали с анализа действующих в «ЛЭНД» бизнес-процессов с тем, чтобы перенести их на платформу ЭДО. В результате было предложено решение, которое соответствовало требованиям компании. Группа компаний «ЛЭНД» пользуется учетной системой 1С и утвердила схему ЭДО, при которой часть сотрудников «ЛЭНД» работает через веб-интерфейс «Диадока», а другая часть — непосредственно в 1С за счет интеграционного модуля. Данная схема ЭДО была протестирована совместно со IT-специалистами «ЛЭНД» и успешно внедрена.
Результаты
Анализ бизнес-процессов, разработка решения и доработка модуля под нужды компании заняли около 2 месяцев, тестирование — 1 месяц, еще две недели ушло на подключение рабочих мест и отладку процессов. В результате схема прохождения входящих документов в компании осталась прежней (исключен лишь этап секретаря), но теперь она полностью реализована в электронном варианте.
Внедрение ЭДО полностью решило задачи, которые ставила перед собой компания:
Комментарии
Главный результат для нас — это уменьшение затрат на обработку и отправку документов, увеличение скорости внутреннего согласования документов и контроль этого процесса. Также важно, что исчезла необходимость обеспечивать место для бумажного архива. Кроме того, наличие персональных КЭП у определенных сотрудников позволило значительно сократить нагрузку с руководителя по подписи документов. «СКБ Контур» прикрепил к нашей компании персонального специалиста, к которому мы всегда можем обратиться с вопросами и оперативно получить квалифицированный ответ
Игорь Попов
Руководитель IT-проектов компании «ЛЭНД»
Для компаний с относительно небольшим объемом документооборота основной выгодой внедрения ЭДО становится ощутимое упрощение бизнес-процессов, что мы и видим в случае ООО «ЛЭНД». Уже через несколько недель после запуска проекта специалисты компании заметили, что согласование и многопользовательский режим, предлагаемые сервисом Диадок, значительно снизили временные затраты и упростили работу нескольких отделов. Кроме того, Диадок снизил непрофильную нагрузку на сотрудников, и теперь они могут сфокусироваться на выполнении своих главных профессиональных задач
Константин Козлов
Руководитель отраслевых проектов ЭДО