АО «Хилти Дистрибьюшн ЛТД» — российское представительство Hilti, производителя оборудования, расходных материалов и программного обеспечения для профессионального строительства.
Задачи
В 2015 году компания «Хилти Дистрибьюшн ЛТД» занялась разработкой проекта ЭДО для цифровизации полного цикла документооборота с клиентами — от заявки до отгрузочных документов. Среди приоритетных задач были:
В 2020 году началась настройка ЭДО с поставщиками. Она нацелена на минимизацию рисков, связанных с плохим качеством и потерей документов, уменьшение объема архива и сокращение времени на обработку поступающих документов.
Решение
Проект ЭДО полного цикла для клиентов запущен в 2015 году, а в 2017 — разделен на этапы с фокусом на перевод УПД в электронный вид. К концу апреля 2019 специалисты Диадока совместно с глобальной IT-командой Hilti завершили настройку всех типов документов — передача товара, услуги, ремонт. В результате удалось автоматизировать весь цикл работы с документами: от генерации и отправки xml-файлов из SAP по защищенному каналу в Диадок до обратной отправки подписанных документов в SAP для последующей архивации.
Настройка отправки всех типов УПД была реализована за три месяца. Основой технического решения стало преобразование исходного IDoc-файла с помощью коннектора «Доставка». Коннектор другого типа — «Выгрузка» — позволил справиться с задачей архивации подписанных УПД. Требования к настройке оказались нестандартными, так как архив должен содержать весь пакет подписанных документов, включая pdf- и xml-файлы.
Успешное внедрение ЭДО с клиентами стимулировало развитие проекта с поставщиками. Проектная группа рассматривала все варианты интеграции для объединения систем Диадок, Readsoft и SAP. Но, ввиду внутренних технических требований, остановилась на более гибком решении, выбрав коннектор для выгрузки.
Результаты
Объем ЭДО в 2019 году: 25 000 исходящих и 11 500 входящих документов.
В 2020 году ожидается исходящий трафик — более 60 000 электронных документов.
Автоматизация документооборота с поставщиками находится на стадии внедрения, ЭДО будет настроен с 1 300 постоянных контрагентов с оборотом более 20 000 документов в год.
Переход на ЭДО позволил компании «Хилти Дистрибьюшн ЛТД»:
Комментарии
Елена Чеверноженко
менеджер по процессам отдела Финансы региона Восточная Европа, АО «Хилти Дистрибьюшн ЛТД»
Внедрение ЭДО оказалось серьезной задачей, так как на момент начала активной технической фазы проекта в январе 2019 года обмен xml-документами между ERP-системой компании и внешними ресурсами не был обычной практикой. Чтобы сделать проект максимально эффективным, глобальной IT-команде была предложена схема полного цикла ЭДО. Хотим отметить профессионализм и новаторство команды Диадока, которая на любую корпоративную задачу всегда находит подходящее техническое решение. Со стороны компании выражаем благодарность персональному менеджеру Кристине Болсуновской и менеджеру проектов по внедрению Ивану Подкорытову.
Кристина Болсуновская
ведущий менеджер по развитию корпоративных клиентов Диадока
Настройка интеграционного решения с учетной системой помогает автоматизировать и упростить работу с документами. При этом документооборот — процесс двусторонний, поэтому важная часть проекта развития ЭДО заключается в установке связей с контрагентами. На стороне «Хилти Дистрибьюшн ЛТД» продолжается активная работа по приглашению партнеров к обмену электронными документами. За все время к ЭДО подключились уже три тысячи клиентов. Для перевода поставщиков на электронный формат планируется создать посадочную страницу с описанием возможностей ЭДО и провести другие совместные мероприятия с отделом активации Диадока.
