Хилти Дистрибьюшн ЛТД — Диадок

Хилти Дистрибьюшн ЛТД Хилти Дистрибьюшн ЛТД

АО «Хилти Дистрибьюшн ЛТД» — российское представительство Hilti, производителя оборудования, расходных материалов и программного обеспечения для профессионального строительства.

Alternate Text

Задачи

В 2015 году компания «Хилти Дистрибьюшн ЛТД» занялась разработкой проекта ЭДО для цифровизации полного цикла документооборота с клиентами — от заявки до отгрузочных документов. Среди приоритетных задач были:

  • предоставление клиентам постоянного доступа к отгрузочным документам (УПД), которые могли теряться при доставке с объектов в центральный офис;
  • ускорение документооборота с клиентами;
  • повышение скорости поступления оплат.

В 2020 году началась настройка ЭДО с поставщиками. Она нацелена на минимизацию рисков, связанных с плохим качеством и потерей документов, уменьшение объема архива и сокращение времени на обработку поступающих документов.

Решение

Проект ЭДО полного цикла для клиентов запущен в 2015 году, а в 2017 — разделен на этапы с фокусом на перевод УПД в электронный вид. К концу апреля 2019 специалисты Диадока совместно с глобальной IT-командой Hilti завершили настройку всех типов документов — передача товара, услуги, ремонт. В результате удалось автоматизировать весь цикл работы с документами: от генерации и отправки xml-файлов из SAP по защищенному каналу в Диадок до обратной отправки подписанных документов в SAP для последующей архивации.

Настройка отправки всех типов УПД была реализована за три месяца. Основой технического решения стало преобразование исходного IDoc-файла с помощью коннектора «Доставка». Коннектор другого типа — «Выгрузка» — позволил справиться с задачей архивации подписанных УПД. Требования к настройке оказались нестандартными, так как архив должен содержать весь пакет подписанных документов, включая pdf- и xml-файлы.

Успешное внедрение ЭДО с клиентами стимулировало развитие проекта с поставщиками. Проектная группа рассматривала все варианты интеграции для объединения систем Диадок, Readsoft и SAP. Но, ввиду внутренних технических требований, остановилась на более гибком решении, выбрав коннектор для выгрузки.

Результаты

Объем ЭДО в 2019 году: 25 000 исходящих и 11 500 входящих документов.

В 2020 году ожидается исходящий трафик — более 60 000 электронных документов.

Автоматизация документооборота с поставщиками находится на стадии внедрения, ЭДО будет настроен с 1 300 постоянных контрагентов с оборотом более 20 000 документов в год.

Переход на ЭДО позволил компании «Хилти Дистрибьюшн ЛТД»:

  • наладить прозрачный документооборот с клиентами;
  • существенно сократить затраты на доставку бумажных экземпляров;
  • упростить обработку документов и снизить трудозатраты сотрудников.

Комментарии

Елена Чеверноженко
менеджер по процессам отдела Финансы региона Восточная Европа, АО «Хилти Дистрибьюшн ЛТД»

Внедрение ЭДО оказалось серьезной задачей, так как на момент начала активной технической фазы проекта в январе 2019 года обмен xml-документами между ERP-системой компании и внешними ресурсами не был обычной практикой. Чтобы сделать проект максимально эффективным, глобальной IT-команде была предложена схема полного цикла ЭДО. Хотим отметить профессионализм и новаторство команды Диадока, которая на любую корпоративную задачу всегда находит подходящее техническое решение. Со стороны компании выражаем благодарность персональному менеджеру Кристине Болсуновской и менеджеру проектов по внедрению Ивану Подкорытову.

Кристина Болсуновская
ведущий менеджер по развитию корпоративных клиентов Диадока

Настройка интеграционного решения с учетной системой помогает автоматизировать и упростить работу с документами. При этом документооборот — процесс двусторонний, поэтому важная часть проекта развития ЭДО заключается в установке связей с контрагентами. На стороне «Хилти Дистрибьюшн ЛТД» продолжается активная работа по приглашению партнеров к обмену электронными документами. За все время к ЭДО подключились уже три тысячи клиентов. Для перевода поставщиков на электронный формат планируется создать посадочную страницу с описанием возможностей ЭДО и провести другие совместные мероприятия с отделом активации Диадока.

Еще истории успеха