Как принять приглашение в ЭДО

Перед тем, как подписать первый электронный договор с контрагентом, необходимо принять от него приглашение для обмена документами. Как это сделать и какие ошибки могут появиться в процессе, разберемся в статье.

Евгения Вострокнутова Старший редактор направления ЭДО

Обменивайтесь юридически значимыми документами с организациями в Диадоке

Подключиться

Как работают приглашения к ЭДО

Также приглашение к ЭДО может прийти на электронную почту, если партнер напишет ваш email при отправке заявки. Письмо повторяет сообщение в сервисе: в нем будет указана информация о контрагенте и предложение зайти в Диадок для ответа на заявку. Это нужно, чтобы вы не пропустили заявку, даже если редко заходите в сервис.

Письмо на email придет и в том случае, если у вас нет доступа к Диадоку, ведь пока вы не участвуете в электронном документообороте, посмотреть приглашение не получится. А еще контрагент может отправить письмо, чтобы напомнить вам о приглашении, на которое вы не ответили.

Как получить приглашение в сервисе ЭДО

Для начала не забудьте сообщить контрагенту корректные ИНН и email. Так он сможет найти вас в поиске Диадока, отправить заявку и продублировать предложение на почту.

Войдите в Диадок под своими учетными данными. Когда вы получите новую заявку на обмен документами от партнера, она автоматически появится в сервисе, а на индикаторе рядом со списком «Приглашают вас» в разделе «Контрагенты» изменится число запросов. Откройте список, найдите нужную организацию и кликните «Принять приглашение».

Если не хотите обмениваться документами с организацией, нажмите «Отказать». Все юрлица, которые получили отказ, попадают в список «Заблокированные». Там же окажутся организации, удаленные из списка контрагентов.

Возобновить документооборот с заблокированными организациями можно в любой момент. Зайдите в список «Заблокированные», выберите организацию, кликните «Отправить новое приглашение» и дождитесь ответа на запрос.

Подключитесь к Диадоку, чтобы ускорить документооборот с партнерами

Отправить заявку

Частые ошибки при отправке приглашений в ЭДО

Разберем четыре проблемы, которые могут возникнуть при отправке и принятии приглашений к ЭДО.

Нет кнопки «Отправить приглашение» в Диадоке

Вы нашли в поиске нужную компанию, но не можете отправить приглашение. Если рядом с наименованием организации есть строка «Требуется настройка для обмена документами», то это значит, что партнер использует систему ЭДО, с которой у Диадока нет автороуминга. В скобках указано название сервиса ЭДО, в котором работает организация. Нажмите на кнопку «Оставить заявку на настройку» — она приведет вас на страницу настройки роуминга. После настройки роуминга вы сможете отправить приглашение контрагенту и начать документооборот. Список операторов, с которыми у Диадока настроен автороуминг, можно изучить на сайте.

Если нет ни кнопки с приглашением, ни пометки про роуминг, ни предложения о настройке, есть два варианта:

• найдите раздел про роуминг на сайте Диадока или перейдите на него по прямой ссылке, чтобы оставить заявку на настройку,
• попросите контрагента самого отправить вам заявку на обмен документами.

Также нельзя пригласить к ЭДО ликвидированные организации, таких юридических лиц больше не существует. В сервисе названия ликвидированных компаний отображается красным цветом

Не получается пригласить организацию из модуля 1С

Если контрагент работает в сервисе ЭДО без автороуминга с Диадоком, проблема возникнет и при отправке приглашение через 1С. Система выдаст сообщение «Setting is required for document exchange. Apply for roaming on www.diadoc.ru/roaming».

Решение такое же — подключить роуминг на сайте сервиса. Для настройки понадобится идентификатор партнера. Его можно спросить у контрагента или узнать самому из персональной карточки организации в Диадоке.

Не приходит приглашение

Вы договорились с контрагентом, что он отправит приглашение к ЭДО, но оно так и не пришло. Есть две возможных причины:

• Контрагент отправил приглашение на неправильный email. Сверьте контактные данные с представителем компании.
• Контрагент воспользовался массовым поиском и не отправил приглашение. Для массового поиска в Диадоке необходимо загрузить таблицу со списком ИНН — контрагент мог просто упустить вас среди множества организаций. Чтобы начать обмен документами, пригласите партнера сами.

Не получается принять приглашение

Вам пришла заявка на электронный документооборот от компании, вы нажимаете «Принять», но операция не проходит из-за ошибки «Невозможно подписать документы. Массово можно подписать только документы в статусе “Требуется подпись”». Такая проблема решается сама, стоит немного подождать — примерно через час организация перейдет в список «Ваши контрагенты».

Другие проблемы поможет решить техподдержка. Сообщите об ошибке в Центр поддержки, чат на сайте, отправьте письмо или закажите звонок. Специалисты Диадока отвечают круглосуточно.

Чтобы принять приглашение на обмен электронными документами в Диадоке, достаточно пары кликов. А если возникнут трудности, решить проблему поможет техподдержка.

Обменивайтесь документами с контрагентами в Диадоке и выгружайте их в любую систему отчетности по требованию госорганов

Подключиться