Задачи
Сократить расходы на доставку документов
CARCADE Лизинг отправляет документы через логистического партнера, который распечатывает их, подписывает, формирует пакеты и доставляет клиентам. Стоимость пакета зависит от удаленности контрагента и типа отправки и может варьироваться от нескольких десятков до нескольких сотен рублей.
Обеспечить клиентам быстрое, надежное получение документов без затрат на возврат подписанных экземпляров
В зависимости от того, в какой географической точке находится контрагент, доставка может занимать от одного до нескольких дней. Затем он должен отправить подписанные экземпляры обратно в CARCADE Лизинг.
Свести к минимуму потери документов
Бумажные документы могут потеряться на любом из этапов доставки, а также прийти в негодность по объективным причинам: намокнуть, порваться, помяться при транспортировке. Запросы на дубликаты документов обрабатывает Департамент по работе с клиентами и тратит на это до одного часа ежедневно.
Решение
Чтобы решить поставленные задачи, компания внедрила систему юридически значимого электронного документооборота (ЭДО) Диадок оператора СКБ Контур. Этот выбор основан на следующих факторах:
Интеграция
Чтобы после перехода на электронный документооборот сотрудникам CARCADE Лизинг не нужно было постоянно переходить в сервис ЭДО и можно было продолжать работать в привычных системах SAP ERP и MS Dynamics CRM, эти программы интегрировали с Диадоком средствами API.
Это наиболее универсальный и гибкий способ организвать взаимодействие учетной системы компании с платформой оператора ЭДО. Интеграция не заняла много времени. Наши IT-специалисты доработали SAP ERP и MS Dynamics CRM, специалисты СКБ Контур консультировали и помогали в вопросах использования API Диадока
Вячеслав Заичкин
директор департамента информационных технологий CARCADE Лизинг
Результаты
Счета-фактуры, акты по лизинговым платежам, а также дополнительные соглашения к договорам лизинга автоматически формируются в информационной системе CARCADE Лизинг. Далее специально разработанный конвертор преобразует их в формат электронного документа, после чего они автоматически средствами API отправляются в Диадок, который доставляет их клиентам. Когда документы доставлены в ящики клиентов, сервис опять же автоматически направляет им уведомления об этом. Сотрудники CARCADE Лизинг получают от Диадока коды возврата и статусы каждого документа, которые фиксируются в информационной системе компании.
На начало 2018 года к ЭДО подключилось более 1 000 клиентов CARCADE Лизинг. Сейчас им предлагается использовать Диадок при обмене счетами-фактурами, актами, дополнительными соглашениями к действующим договорам лизинга. Компания планирует перевести в электронный вид и заключение договоров лизинга.
Клиенты получают документы сразу после отправки, причем прямо на своем рабочем месте. Они не несут затрат на возврат подписанных экземпляров. Обе стороны уверены в том, что документы не потеряются.
