Carcade

Задачи

Сократить расходы на доставку документов

CARCADE Лизинг отправляет документы через логистического партнера, который распечатывает их, подписывает, формирует пакеты и доставляет клиентам. Стоимость пакета зависит от удаленности контрагента и типа отправки и может варьироваться от нескольких десятков до нескольких сотен рублей.

Обеспечить клиентам быстрое, надежное получение документов без затрат на возврат подписанных экземпляров

В зависимости от того, в какой географической точке находится контрагент, доставка может занимать от одного до нескольких дней. Затем он должен отправить подписанные экземпляры обратно в CARCADE Лизинг.

Свести к минимуму потери документов

Бумажные документы могут потеряться на любом из этапов доставки, а также прийти в негодность по объективным причинам: намокнуть, порваться, помяться при транспортировке. Запросы на дубликаты документов обрабатывает Департамент по работе с клиентами и тратит на это до одного часа ежедневно.

Решение

Чтобы решить поставленные задачи, компания внедрила систему юридически значимого электронного документооборота (ЭДО) Диадок оператора СКБ Контур. Этот выбор основан на следующих факторах:

опыт и репутация СКБ Контур на рынке;
обширная клиентская база;
прозрачное ценообразование: важно было четко понимать, какие услуги входят в заданную цену, а какие — изменят ее;
качество дистанционного обслуживания и технической поддержки;
гибкие условия работы: нужный результат можно получить разными средствами по разной стоимости, можно выбрать предпочтительный;
гарантии на услуги.

Интеграция

Чтобы после перехода на электронный документооборот сотрудникам CARCADE Лизинг не нужно было постоянно переходить в сервис ЭДО и можно было продолжать работать в привычных системах SAP ERP и MS Dynamics CRM, эти программы интегрировали с Диадоком средствами API.

Вячеслав Заичкин
директор департамента информационных технологий CARCADE Лизинг

Это наиболее универсальный и гибкий способ организвать взаимодействие учетной системы компании с платформой оператора ЭДО. Интеграция не заняла много времени. Наши IT-специалисты доработали SAP ERP и MS Dynamics CRM, специалисты СКБ Контур консультировали и помогали в вопросах использования API Диадока

Результаты

Счета-фактуры, акты по лизинговым платежам, а также дополнительные соглашения к договорам лизинга автоматически формируются в информационной системе CARCADE Лизинг. Далее специально разработанный конвертор преобразует их в формат электронного документа, после чего они автоматически средствами API отправляются в Диадок, который доставляет их клиентам. Когда документы доставлены в ящики клиентов, сервис опять же автоматически направляет им уведомления об этом. Сотрудники CARCADE Лизинг получают от Диадока коды возврата и статусы каждого документа, которые фиксируются в информационной системе компании.

На начало 2018 года к ЭДО подключилось более 1 000 клиентов CARCADE Лизинг. Сейчас им предлагается использовать Диадок при обмене счетами-фактурами, актами, дополнительными соглашениями к действующим договорам лизинга. Компания планирует перевести в электронный вид и заключение договоров лизинга.

Клиенты получают документы сразу после отправки, причем прямо на своем рабочем месте. Они не несут затрат на возврат подписанных экземпляров. Обе стороны уверены в том, что документы не потеряются.

Одно из преимуществ нашей компании — это упрощенное оформление лизинговых сделок. ЭДО выводит его на еще более высокий уровень, так как ускоряет и упрощает наше взаимодействие с клиентами. Плюс риск ошибок в документах сводится к нулю. Наши лизингополучатели уже сполна оценили сервис. Мы каждый день получаем новые заявки на подключение к ЭДО. Что касается команды Диадока, то у нее всегда есть варианты решения поставленной задачи. Это очень удобно и позволило нам быстро интегрировать системы. Теперь мы планируем развивать онлайн-обслуживание наших клиентов

Максим Вдовин
ведущий менеджер по сопровождению ключевых клиентов СКБ Контур

В лизинге ЭДО пока широко не распространено, поэтому прежде чем запустить проект в CARCADE Лизинг, потребовалось изучить его юридический аспект, снять все опасения по части законодательства. Системы SAP ERP и MS Dynamics CRM интегрированы с Диадоком с помощью полнофункционального API. При этом была очень важна слаженная работа специалистов с обеих сторон, благодаря которой удалось сделать необходимые настройки и завершить тестирование в сжатые сроки. Параллельно маркетологи подготовили инструкции, буклеты с информацией для контрагентов. На сайте Диадока была создана посадочная страница, с которой можно подключиться к ЭДО с CARCADE Лизинг. В итоге запустить проект удалось буквально за 2,5 месяца, и уже в начале декабря первые документы начали уходить адресатам