Оптимизация электронного документооборота

Оптимизация и функциональные требования к ЭДО

Первый и ключевой этап оптимизации — переход на электронный документооборот (ЭДО). ЭДО — это совокупность всех процессов работы с электронными документами. Такой способ организации делопроизводства напрямую связан со структуризацией бизнес-процессов в компании.

В ЭДО документы получают юридическую значимость после подписания электронной подписью (ЭП). Федеральный закон № 63-ФЗ говорит о трех видах ЭП — простой, неквалифицированной, квалифицированной. Без дополнительных соглашений равнозначна собственноручной только квалифицированная электронная подпись (КЭП). Поэтому она применяется в системе ЭДО Контур.Диадок.

КЭП обеспечивает идентификацию подписанта и целостность передаваемых документов. Это позволяет сразу подписывать и отправлять их контрагентам и в госорганы, не беспокоясь о юридической значимости. 

Электронный документооборот может вестись двумя способами — по электронной почте или через оператора ЭДО. Первый вариант несет в себе риски:

• письмо может затеряться или не дойти до адресата из-за сбоя;
• для признания юридической значимости документов контрагенты должны заключить отдельное соглашение;
• почтовый ящик может быть взломан, а конфиденциальные данные — перехвачены;
• делопроизводство станет «автоматизированным хаосом», ведь исходящие и входящие файлы придется сортировать вручную — ошибки неминуемы;
• невозможен обмен электронными счетами-фактурами (СФ).

Согласно Налоговому кодексу, электронные СФ бизнес обязан передавать только через систему электронного документооборота, которую предоставляет оператор ЭДО из списка ФНС. Также оператор обеспечивает надежность, конфиденциальность передачи данных.

А системы документооборота предоставляют инструменты для работы с электронными документами и другие опции.

Система ЭДО помогает организациям:

• Сократить расходы. И в больших, и в малых компаниях затраты на бумагу, канцелярию, печать, курьерскую или почтовую доставку, помещение для архива достигают больших сумм. Электронные документы не нужно печатать и отправлять, а хранятся они в единой базе. Бонус — забота об окружающей среде.
• Ускорить процессы. Переход на электронные документы подразумевает оптимизацию работы с документацией. Если в бумажном делопроизводстве получение, согласование и подписание, отправка документов занимают часы и дни, то в ЭДО — считаные минуты. Контрагент получит договор или акт через секунды, даже если ваш бизнес-партнер на другом конце страны. Кроме того, можно воспользоваться удаленным доступом к документации, так что дистанционная работа не замедлит бизнес-процессы. За счет быстрого выставления счетов и оплаты снижается дебиторская задолженность.
• Организовать прозрачный документооборот. Работник больше не забудет о срочном договоре, а курьер не потеряет его по пути. В Диадоке отражен статус каждого файла, так что дедлайны на виду, а действия с документами фиксируются в отдельном протоколе. Вы всегда сможете увидеть историю согласования и подписания документа и будете точно знать, когда контрагент получил документ. Четкость бизнес-процессов помогает уменьшить внимание контролирующих органов и число проверок властей.
• Гарантировать сохранность данных. Передачу файлов в системах ЭДО защищает шифрование, что исключает вмешательство извне. Также возможно разграничение доступа сотрудников к тем или иным файлам. Не исчезнут документы и из электронного архива — в Диадоке копии хранятся на нескольких серверах.
• Повысить производительность труда. Сотрудники освободятся от больших объемов бумажной работы — поиска, распечатывания и перепечатывания, ожидания курьеров и визитов на почту. Рутинные операции с документацией в ЭДО занимают минуты, поэтому работники смогут взяться за насущные для развития бизнеса задачи.
• Улучшить имидж компании. ЭДО меньше подвержен человеческому фактору. Например, Диадок проверяет срок действия сертификата КЭП и соответствие документов утвержденному ФНС формату. Число ошибок сводится к минимуму, исчезает необходимость направлять корректировки. Благодаря этому партнеры станут лояльнее, а спорных ситуаций и вопросов от налоговой будет меньше.

Электронный документооборот влияет даже на комфорт работы в компании. С ЭДО офисное пространство становится свободнее, чище.

Это повышает концентрацию сотрудников. А работа в едином информационном пространстве позитивно сказывается на скорости согласований.

Для того чтобы эти преимущества приносили пользу бизнесу, следует взвешенно подойти к организации электронного документооборота. ЭДО бывает:

• Внутренним, или корпоративным. Он структурирует обмен документацией внутри организации, позволяет настроить работу с внутренними положениями, инструкциями, актами. Его обеспечивают системы электронного документооборота (СЭД).
• Внешним. Он позволяет быстро и безопасно обмениваться документами с партнерами, клиентами, государственными органами. Его обеспечивают системы ЭДО.

При выборе любой из систем обратите внимание на предлагаемые опции, следование законодательным нормам. Обычно бизнесом при выборе сервиса ЭДО выставляются следующие требования:

• простое начало работы в системе;
• понятный интерфейс;
• быстрый и надежный обмен электронными документами;
• подписание электронной подписью;
• распределение файлов по группам, структуризация;
• поиск по фильтрам, тегам;
• настройка прав доступа;
• мониторинг прохождения документом этапов согласования;      
• высокоуровневая защита данных;
• архивное хранение.

Также растущие компании интересует возможность масштабировать систему электронного документооборота, подключать к ней новые подразделения и филиалы. Важны интеграция с учетными системами, создание маршрутов согласования и внедрение других опций для автоматизации действий с документами. Для организаций непрерывного цикла работы большую роль играет уровень техподдержки, ее круглосуточное время работы, скорость устранения сбоев.

Пользователи сервиса ЭДО Диадок получают не только базовые функциональные возможности — создание, подписание и отправку документов, легкое согласование внутри компании и безопасное хранение данных. Но также:

• форматный контроль счетов-фактур, актов, накладных перед отправкой;
• проверку подключенных к ЭДО контрагентов и отправку приглашений;
• создание иерархической структуры подразделений, распределение сотрудников;
• доступ к файлам даже после окончания оплаченного периода;
• роуминг для обмена документацией с контрагентами, работающими в других системах ЭДО.

Как настроить структуру подразделений организации и разграничить права доступа к документам в Диадоке, показали на конференции DiadocDay:

Среди дополнительных опций: маршрутизация входящих документов, автоматизированная сверка взаиморасчетов, международный электронный документооборот.

Также с Диадоком можно заключить договор об уровне предоставляемого сервиса (SLA). Это гарантирует высокий уровень доступности сервиса и круглосуточную техподдержку по выделенной ВИП-линии. Также в рамках соглашения SLA вы получите настройку роуминга и обновления справочника коннектора за одно обращение, онлайн-регистрацию инцидентов, гарантию быстрого исправления ошибок в коннекторах из-за действий клиента и другие возможности.

Почему стоит заняться оптимизацией электронного документооборота

Электронный документооборот призван оптимизировать бизнес-процессы — сократить время на обработку документов, повысить скорость принятия решений, добиться большей эффективности работы компании.
Однако один только переход на электронные документы не решит этих задач, если схемы движения и обработки документов будут такими же, как при бумажном делопроизводстве. На том или ином этапе потребуется оптимизация.

Почему так происходит?

1. Не проанализированы и не формализованы бизнес-процессы. Без оценки и регламентации действующих сценариев оптимизация невозможна. Чтобы упростить и ускорить процессы, необходимо отсечь неэффективные элементы и операции, пересмотреть маршруты согласований внутри компании, исключить дублирование функций. Кроме того, каждый сотрудник должен знать круг должностных обязанностей, правила взаимодействия между подразделениями.

2. Не всегда руководители решаются перевести все этапы работы в электронный вид. В результате цифровой становится только часть документации, а другая подписывается в бумажном виде и заносится в систему в виде скана. На сотрудников в такой ситуации может лечь двойная нагрузка.

3. Отсутствуют регламенты согласования документов, не продумано использование электронной подписи и круг сотрудников, имеющих КЭП. С одной стороны, документ может «обрасти» согласующими, с другой — из базового маршрута согласования может выпасть одно звено, и процессы замедлятся.

4. Контрагенты оказались не готовы к обмену электронными документами или были подключены к другим системам электронного документооборота, а роуминг не настроен. В Диадоке этот вопрос зачастую решается незаметно благодаря автоматическому роумингу со многими операторами.

5. Сотрудники не получили инструкции, не прошли обучение или не адаптировались. Это приводит к ошибкам и даже к отказу от перехода на новые принципы работы.

Многие факторы — следствие не самого комплексного подхода к оптимизации делопроизводства при переходе на ЭДО и непонимания целей электронного делопроизводства. Возможны ситуации, когда сервис документооборота не соответствует задачам, не включает необходимые опции или не предусматривать персональных настроек под особенности процессов в компании.
Диадок предлагает функциональные возможности для оптимизации ЭДО и интеграцию с любой учетной системой. Для встраивания сервиса в информационную систему компании разработаны варианты:

• Модуль для 1С. В нем доступны получение, отправка, подписание внешних и внутренних документов. Перенос сведений из электронных документов в 1С происходит автоматически — это исключает риск технических ошибок. Использование модуля упрощает работу бухгалтерии и других загруженных документацией отделов. 
• Диадок.Коннектор. Он позволяет интегрировать сервис с любой информационной системой, включая собственные разработки компании. Это облачное решение актуально для больших объемов делопроизводства, так как автоматизирует многие операции с документами.
• API Диадока. Ключ API — это набор готовых методов для разработки собственного интеграционного решения. С ним можно внедрить в учетную систему необходимую функциональность Диадока.

Для мобильных устройств на iOS и Android разработано приложение. Специалисты Контура расскажут о каждом интеграционном решении и научат обмениваться документами в новом формате.

Предоставляет сервис и роуминг для обмена юридически значимыми электронными документами с партнерами, подключенными к другим системам ЭДО. Для настройки роуминга нужно лишь отправить заявку. С некоторыми операторами у Контура уже настроен автоматический роуминг — в таком случае достаточно направить контрагенту приглашение к началу документооборота.

Другой момент — развитие компании и ЭДО. На начальном этапе не всегда возможно предугадать, что понадобится в будущем.

Первоочередная задача — подключиться к сервису ЭДО, пригласить контрагентов, автоматизировать основные процессы, перевести в электронный вид востребованные документы.

Чуть позже, когда уже оцифрован определенный объем документации, как правило, формализованной, и налажен ЭДО с основными контрагентами, появляются другие вопросы: 

• расширение перечня электронных документов — формализованных и неформализованных;
• маршрутизация, правильная организация цепочки прохождения документов;
• подключение к ЭДО большего числа контрагентов;
• автоматизация процессов.

Для решения этих задач, поставленных пользователем, сервис электронного документооборота должен масштабироваться, адаптироваться под новые цели. С Диадоком развитие проекта ЭДО идет непрерывно, а дополнительные возможности позволяют поэтапно добавлять функционал, отвечающий новым запросам предприятия.

Среди опциональных возможностей:

• маршруты согласования для автоматического перемещения документов по заданным шагам;
• теги, или дополнительные метки, на документе для быстрого и точного поиска;
• кастомные веб-формы для отображения печатной формы документа с визуализацией имиджевых элементов;
• шаблоны документов для работы по агентской схеме, сбора данных у клиентов об объемах услуг и других ситуаций;
• дополнительная подпись, трехсторонняя подпись для удобства и прозрачности подписания;
• закрытые пакеты для отправки комплекта документов;
• ограничение доступа по IP-адресу.

Кроме того, Диадоке помогает автоматизировать обработку отраслевых типов документов. В электронный вид можно перевести любой документ — и даже сделать его стандартом для организации или сферы деятельности. Такой опыт у Диадока уже был. В частности, так произошло с КС-2, КС-3 для строительной отрасли и МХ-1, МХ-3 для складской логистики.

Как оптимизировать документооборот в компании

В первую очередь задуматься об оптимизации документооборота стоит фирмам с бумажным делопроизводством. Переход на электронный документооборот — необходимая составляющая развития. Он структурирует работу, сделает процессы получения и отправки документов понятными для руководства, упростит взаимодействие с контролирующими госорганами.

Для этого нужно выполнять конкретные этапы внедрения ЭДО. В том числе рекомендуем:

• создать проектную группу или выделить ответственного сотрудника за запуск и развитие ЭДО;
• проанализировать бизнес-процессы, маршруты движения, жизненные циклы документов;
• изучить объемы ежегодного документооборота и посчитать, сколько сотрудников будут подписывать документы;
• понять, какие документы можно перевести в электронный вид;
• выделить слабые места, определить ожидаемый результат;
• продумать механизмы оптимизации, составить план организационных и технических изменений;
• выбрать оператора ЭДО с учетом безопасности, функциональных и интеграционных возможностей, опыта в отрасли;
• разработать и утвердить порядок электронного документооборота;
• назначить ответственных за его ведение;
• прописать в учетной политике организации правила создания, получения и хранения электронных документов;
• настроить техническую часть — произвести интеграцию, протестировать сервис;
• ознакомить с должностными инструкциями, обучить работников;
• обеспечить сертификатами КЭП всех сотрудников, уполномоченных подписывать документы;
• организовать электронный архив;
• подключить контрагентов.

После запуска системы ЭДО запланируйте анализ результатов. В частности, изменения приведут к сокращению административных издержек, ускорению движения денежных средств, снижению нагрузки на бухгалтерию и числа возвратов из-за неверного оформления документации.

Внедрение ЭДО может показаться сложным. Но на деле переход легче, чем кажется. Так, в сервисе Диадок можно работать даже в браузере — веб-версия похожа на электронную почту. Интеграция с учетной системой потребует установки, но зато существенно упростит работу с большими объемами документов. О способах интеграции с Диадоком рассказано выше.

Подключить партнеров к ЭДО помогут шаблоны и инструкции от команды активации Диадока. В системе для перевода контрагентов на ЭДО предусмотрены разные инструменты: 

• Сервис проверки юридических лиц, использующих ЭДО. В том числе доступна массовая проверка — для этого нужно загрузить файл со списком ИНН.
• Бесплатный инструмент «Приглашение в сервис». С его помощью легко оповестить партнера или клиента о новом формате работы.

Для дальнейшей оптимизации электронного документооборота нужно еще раз проанализировать бизнес-процессы. В этом помогут опрос сотрудников, оценка взаимосвязей, составление картины ситуации.

Способов продолжить развитие ЭДО несколько. И применять их можно параллельно. Среди вариантов:

• Дальнейший перевод документов из бумаги в цифру. Контрагентам важно обмениваться не только УПД, счетами-фактурами и актами выполненных работ. Диадок поможет наладить обмен договорами, спецификациями, отраслевыми и другими типами документов, в том числе по самостоятельно разработанным форматам.
• Выявление новых сценариев для оптимизации. Проанализируйте, в каких процессах поток входящих или исходящих документов больше всего, где сотрудникам приходится выполнять много операций вручную или обработка документов тормозится. Решение для каждого случая помогут подобрать специалисты Диадока.
• Подключение международного ЭДО. Эта опция предназначена для обмена документацией с иностранными организациями. Документы, переданные в Диадоке, будут юридически значимыми на территории и России, и страны контрагента. Диадок стал первым сервисом, наладившим трансграничный ЭДО. 

Переход на электронный документооборот — это системный процесс, а не одномоментные изменения. И Диадок сделает этот процесс понятным и удобным. Подключаясь к сервису, вы получаете расширенный функционал и возможность развивать ЭДО вместе с бизнесом.