В чем разница между СЭД и ЭДО

За последние годы электронный документооборот стал неотъемлемой частью работы многих российских компаний. Организации переводят внутренние процессы и обмен с контрагентами в электронный вид с помощью СЭД и систем ЭДО. Рассказываем, чем отличаются эти системы, а также зачем и как внедрять онлайн-документооборот на предприятии.

Что такое ЭДО и СЭД

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен документами онлайн. Он может осуществляться разными способами, но самый безопасный — в системах ЭДО.

В системах ЭДО документооборот между контрагентами происходит по телекоммуникационным каналам связи оператора ЭДО. То есть организация может вести обмен документами с партнерами, поставщиками, клиентами через интернет.

В этом случае:

• документы не нужно распечатывать — они заверяются электронной подписью и обладают юридической значимостью;
• сокращаются расходы на печать, бумагу, почтовые, курьерские услуги, содержание архива;
• сотрудники освобождаются от рутинных действий, направляют усилия на более весомые задачи;
• уменьшается количество ошибок благодаря снижению человеческого фактора;
• документы не теряются и не портятся.

СЭД — это система электронного документооборота, которая предназначена для работы внутри организации и управления бизнес-процессами. СЭД также позволяет уйти от кип бумажных документов на столах, непроизводственных расходов, долгого согласования документов. Однако такие системы подходят только для внутренних документов.

В видео от сервиса для предпринимателей Контур.Эльба, который интегрирован с Диадоком, наглядно описаны возможности и преимущества ЭДО.

Отличия СЭД от ЭДО

Рассмотрим различия на примере абстрактной СЭД и сервиса ЭДО Диадок.

Внутренний ЭДО в Диадоке

Есть сервисы, которые предлагают функциональность и СЭД, и ЭДО с контрагентами. Например, у Контур.Диадока есть внутренний ЭДО, который позволяет обмениваться документами внутри компании, в основном бухгалтерскими. В нем можно формировать, отправлять, получать, подписывать внутренние документы, которые равносильны бумажным с собственноручной подписью:

• акты о списании,
• накладные на внутреннее перемещение,
• требование-накладные,
• накладные на отпуск на сторону,
• приходный и расходный кассовые ордера,
• инвентаризационные описи,
• сличительные ведомости,
• авансовые отчеты и другие.

Внутренний ЭДО от Диадока упрощает работу бухгалтера и экономит время на контроле документов. Они передаются автоматически по заданному маршруту, а сам сервис интегрирован в учетную систему. Все операции проводятся в привычном интерфейсе 1С.

Преимущества есть и для работников. Они своевременно узнают о важных документах и подписывают их с телефона или компьютера. 

Возможности кадрового ЭДО

Также онлайн можно обмениваться кадровыми документами. Специалисты по кадрам могут: 

• создавать, отправлять, получать документы,
• проверять их статусы онлайн,
• массово знакомить сотрудников с локальными нормативными актами.

В результате сокращаются затраты на кадровый процесс, сбор подписей с сотрудников занимает меньше времени, а вероятность ошибок и штрафов сведена к минимуму.

В сервисе КЭДО от Контура соблюдены требования закона о персональных данных, поддерживается подписание всеми видами электронной подписи и можно настроить маршруты согласования документов. Адаптивная мобильная версия делает работу с документами простой как для сотрудников, так и для руководителей. 

Кто является оператором электронного документооборота

Оператор электронного документооборота — это организация, у которой достаточно технологических, кадровых и правовых возможностей для обеспечения юридически значимого ЭДО. Одна из таких организаций — группа компаний СКБ Контур.

Юридическую силу документам дает подписание квалифицированной электронной подписью (КЭП) и передача через оператора ЭДО. В первую очередь это касается счетов-фактур. Порядок обмена ими установлен приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н.

Операторы ЭДО:

• получают лицензии на право работы с сертификатами электронной подписи и шифровальными средствами;
• предоставляют сервисы для обмена документами;
• обеспечивают безопасность передаваемых сведений;
• поддерживают системы в соответствии с законодательными требованиями;
• гарантируют юридическую значимость счетов-фактур и других документов;
• проверяют достоверность информации о пользователях, подключенных к ЭДО;
• хранят электронные документы в течение установленных законом сроков,
• выступают третьей стороной в спорах;
• обеспечивают круглосуточную техподдержку.

Также вендоры ЭДО подключают роуминг — технологию, которая позволяет вести документооборот с клиентом другого оператора. СКБ Контур — один из лидеров по числу роуминговых соединений с другими провайдерами. В том числе доступен автоматический роуминг, который не требует дополнительных настроек.

Схема электронного документооборота 

Контрагенты обмениваются электронными документами в сервисах, которые предоставляют операторы ЭДО. Для начала документооборота участникам необходимо отправить или принять приглашение на обмен. В Диадоке для этого:

• перейдите в раздел «Поиск и приглашение» страницы «Контрагенты»,
• найдите нужную компанию по названию или ИНН,
• отправьте приглашение.

После того, как контрагент примет приглашение, организация отобразится в разделе «Контрагенты». Затем можно начинать обмен. Процесс выстраивается следующим образом:

• Отправитель создает и загружает в веб-версию или отправляет документ из учетной системы. Документы можно объединить в пакет, внести дополнительные сведения, добавить примечания.
• Отправитель подписывает документ квалифицированной электронной подписью, отправляет его. 
• Оператор ЭДО проверяет легитимность сертификата подписи, проверяет формат документа на соответствие требованиям ФНС, фиксирует дату получения и отправляет файл адресату.
• Адресат получает документ спустя пару секунд в личном кабинете сервиса ЭДО или в учетной системе. Он может просмотреть его, скачать на ПК, при необходимости — также подписать или отказать в подписи и запросить корректировку.

Каждый этап отражается в сервисе ЭДО Диадок с помощью статусов: «На согласовании», «Подписан», «Документооборот завершен», «Отказано в подписи» и других.

Список операторов ЭДО в России

В России оператор электронного документооборота может предоставлять услуги онлайн-документооборота только при наличии статуса доверенного и соблюдения требований ФНС. Новые требования установлены Приказом от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@ и действуют с 1 марта 2022 года. СКБ Контур выполнил все предписания и имеет статус действующего оператора.
Ознакомиться со списком провайдеров ЭДО в России и уточнить их статус можно на сайте ФНС в файле «Реестр операторов ЭДО».

Как выбрать систему ЭДО

Важно проанализировать схемы делопроизводства, выявить узкие места, продумать, как ЭДО поможет улучшить работу.
На что еще обратить внимание:

• наличие стандартных возможностей ЭДО — отправка, получение, создание, подписание, хранение документов;
• дополнительные опции — маршрутизация, шаблоны, ограничение доступа;
• варианты интеграции с учетной системой;
• тарифы и ценообразование;
• безопасность системы;
• количество подключенных контрагентов;
• наличие роуминга с другими провайдерами ЭДО;
• уровень и время работы техподдержки.

Этапы внедрения электронного документооборота в организацию

Внедрение электронного документооборота в работу компании — процесс поэтапный. Он состоит из нескольких шагов:

• Анализ действующих сценариев и маршрутов движения документов, порядков согласования и подписания, схем архивирования документации.
• Определение целей и задач, которые стоят перед системой ЭДО, составление дорожной карты. В ней фиксируются план, график перехода на ЭДО, сроки, перечень документов, которые первыми будут переведены в электронный вид.
• Выбор сервиса онлайн-документооборота из разработок, предложенных на рынке.
• Подготовка локальных нормативных актов (ЛНА): приказа о внедрении, положения об ЭДО, регламента по использованию электронных подписей и других.
• Выпуск электронных подписей в удостоверяющем центре, например УЦ Контура.
• Интеграция сервиса ЭДО с учетной системой, если это необходимо. Установка программ, доработки ПО.

Также потребуется заранее предупредить сотрудников об изменениях и провести обучение. Эксперты Диадока предоставят необходимые материалы, ответят на вопросы, будут сопровождать на каждом этапе внедрения ЭДО в организации.

Как внедрить кадровый ЭДО в организацию

На первых этапах важно проанализировать текущие кадровые документы и сценарии работы, а также составить дорожную карту перехода. Выберите, какие документы переведете в электронный вид. Начать можно с популярных, например с заявлений на отпуск.

Следующий шаг — выбор информационной системы (ИС). Кадровый ЭДО можно вести:

• На государственной платформе «Работа в России». Она бесплатна, не требует установки ПО, но предлагает мало функций и не может быть интегрирована с учетной системой.
• В коммерческой ИС. Одна из них — решение от Контура. С ним работать в КЭДО можно в веб-версии или через интеграцию с учетной системой. В числе достоинств: проверка валидности подписи, гибкие маршруты согласования, массовое ознакомление с документами, экспертная круглосуточная техподдержка.

Для внедрения кадрового ЭДО также потребуется подготовить ЛНА, уведомить сотрудников об изменениях, получить их согласие на работу в КЭДО и обучить, выпустить электронные подписи.

Безопасность использования электронного документооборота

Вопрос безопасности для ведения электронного документооборота очень важен. Через сервис и оператора ЭДО проходит конфиденциальная информация, поэтому необходимо обеспечить ей сохранность и защиту от несанкционированного доступа.
В сервисе ЭДО Диадок данные передаются по зашифрованным каналам связи, что делает невозможным перехват сведений посторонними. Защищенный канал, как правило, организуется с помощью международных протоколов SSL/TLS.

Кроме того:

• Сотрудники Контура соблюдают все нормы в области защиты информации.
• При разработке и эксплуатации сервиса ЭДО применяются эффективные способы обеспечения информационной безопасности.
• Копии документов хранятся на трех разнесенных серверах, находящихся в надежных дата-центрах на территории России.
• Доступ в сервис ограничен, вход возможен только с сертификатом КЭП или логином и паролем.

Информационную безопасность сервиса ЭДО Контура периодически проверяют сторонние аудиторы, а в самой компании есть внутренний контроль процессов. Так, компания «Информзащита» в 2014, 2017, 2022 годах оценила степень защищенности системы как высокую.

Преимущества внедрения ЭДО

Электронный документооборот помогает оптимизировать процессы в компании, сделать их более понятными и быстрыми. Благодаря интеграционным решениям пользователи Диадока работают в привычном интерфейсе учетной программы. Если интеграция не требуется, доступна веб-версия со всей функциональностью.

С ЭДО между контрагентами и внутри компании в Диадоке:

• Сокращаются расходы на печать, бумагу, пересылку документации.
• Снижается риск ошибок в документах.
• Документы хранятся в электронном виде, поиск нужного файла — дело нескольких кликов.
• Работать с документами можно в мобильном приложении.
• То же количество сотрудников выполняет больший объем работы. 
• Снижается нагрузка на бухгалтерию, отдел кадров и других специалистов.

Возможности сервиса ЭДО позволят автоматизировать бизнес-процессы, освободить сотрудников от рутинной бумажной работы, забыть об ошибках, корректировках, просрочках и штрафах. В результате компания оптимизирует издержки, а значит, улучшит и экономические показатели.