За последние годы электронный документооборот стал неотъемлемой частью работы многих российских компаний. Организации переводят внутренние процессы и обмен с контрагентами в электронный вид с помощью СЭД и систем ЭДО. Рассказываем, чем отличаются эти системы, а также зачем и как внедрять онлайн-документооборот на предприятии.
В этой статье:

Что такое ЭДО и СЭД
Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен документами онлайн. Он может осуществляться разными способами, но самый безопасный — в системах ЭДО.
В системах ЭДО документооборот между контрагентами происходит по телекоммуникационным каналам связи оператора ЭДО. То есть организация может вести обмен документами с партнерами, поставщиками, клиентами через интернет.
В этом случае:
- документы не нужно распечатывать — они заверяются электронной подписью и обладают юридической значимостью;
- сокращаются расходы на печать, бумагу, почтовые, курьерские услуги, содержание архива;
- сотрудники освобождаются от рутинных действий, направляют усилия на более весомые задачи;
- уменьшается количество ошибок благодаря снижению человеческого фактора;
- документы не теряются и не портятся.
СЭД — это система электронного документооборота, которая предназначена для работы внутри организации и управления бизнес-процессами. СЭД также позволяет уйти от кип бумажных документов на столах, непроизводственных расходов, долгого согласования документов. Однако такие системы подходят только для внутренних документов.
В видео от сервиса для предпринимателей Контур.Эльба, который интегрирован с Диадоком, наглядно описаны возможности и преимущества ЭДО.
Отличия СЭД от ЭДО
Рассмотрим различия на примере абстрактной СЭД и сервиса ЭДО Диадок.
Электронный документооборот | СЭД | Сервис ЭДО |
---|---|---|
Обмен документами | Между сотрудниками и руководством компании | Между компанией и ее контрагентами — партнерами, поставщиками, клиентами |
Документы | Внутрикорпоративные приказы, распоряжения, протоколы совещаний и другие организационно-распорядительные документы | Счета, накладные, договоры, акты, счета-фактуры, УПД, протоколы разногласий и любые другие |
Возможности и преимущества |
|
|
Законодательное регулирование | Порядок ведения внутреннего ЭДО определяется руководством компании | ЭДО с контрагентами регулируется законами РФ, постановлениями Правительства РФ, приказами ФНС, Минфина |
Виды систем |
|
|
Внутренний ЭДО в Диадоке
Есть сервисы, которые предлагают функциональность и СЭД, и ЭДО с контрагентами. Например, у Контур.Диадока есть внутренний ЭДО, который позволяет обмениваться документами внутри компании, в основном бухгалтерскими. В нем можно формировать, отправлять, получать, подписывать внутренние документы, которые равносильны бумажным с собственноручной подписью:
- акты о списании,
- накладные на внутреннее перемещение,
- требование-накладные,
- накладные на отпуск на сторону,
- приходный и расходный кассовые ордера,
- инвентаризационные описи,
- сличительные ведомости,
- авансовые отчеты и другие.
Внутренний ЭДО от Диадока упрощает работу бухгалтера и экономит время на контроле документов. Они передаются автоматически по заданному маршруту, а сам сервис интегрирован в учетную систему. Все операции проводятся в привычном интерфейсе 1С.
Преимущества есть и для работников. Они своевременно узнают о важных документах и подписывают их с телефона или компьютера.
Возможности кадрового ЭДО
Также онлайн можно обмениваться кадровыми документами. Специалисты по кадрам могут:
- создавать, отправлять, получать документы,
- проверять их статусы онлайн,
- массово знакомить сотрудников с локальными нормативными актами.
В результате сокращаются затраты на кадровый процесс, сбор подписей с сотрудников занимает меньше времени, а вероятность ошибок и штрафов сведена к минимуму.
В сервисе КЭДО от Контура соблюдены требования закона о персональных данных, поддерживается подписание всеми видами электронной подписи и можно настроить маршруты согласования документов. Адаптивная мобильная версия делает работу с документами простой как для сотрудников, так и для руководителей.
Ответим на вопросы о внутреннем ЭДО и подберем выгодный тариф
Кто является оператором электронного документооборота
Оператор электронного документооборота — это организация, у которой достаточно технологических, кадровых и правовых возможностей для обеспечения юридически значимого ЭДО. Одна из таких организаций — группа компаний СКБ Контур.
Юридическую силу документам дает подписание квалифицированной электронной подписью (КЭП) и передача через оператора ЭДО. В первую очередь это касается счетов-фактур. Порядок обмена ими установлен приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н.
Операторы ЭДО:
- получают лицензии на право работы с сертификатами электронной подписи и шифровальными средствами;
- предоставляют сервисы для обмена документами;
- обеспечивают безопасность передаваемых сведений;
- поддерживают системы в соответствии с законодательными требованиями;
- гарантируют юридическую значимость счетов-фактур и других документов;
- проверяют достоверность информации о пользователях, подключенных к ЭДО;
- хранят электронные документы в течение установленных законом сроков,
- выступают третьей стороной в спорах;
- обеспечивают круглосуточную техподдержку.
Также вендоры ЭДО подключают роуминг — технологию, которая позволяет вести документооборот с клиентом другого оператора. СКБ Контур — один из лидеров по числу роуминговых соединений с другими провайдерами. В том числе доступен автоматический роуминг, который не требует дополнительных настроек.
Поможем настроить юридически значимый ЭДО с контрагентами
Схема электронного документооборота
Контрагенты обмениваются электронными документами в сервисах, которые предоставляют операторы ЭДО. Для начала документооборота участникам необходимо отправить или принять приглашение на обмен. В Диадоке для этого:
- перейдите в раздел «Поиск и приглашение» страницы «Контрагенты»,
- найдите нужную компанию по названию или ИНН,
- отправьте приглашение.
После того, как контрагент примет приглашение, организация отобразится в разделе «Контрагенты». Затем можно начинать обмен. Процесс выстраивается следующим образом:
- Отправитель создает и загружает в веб-версию или отправляет документ из учетной системы. Документы можно объединить в пакет, внести дополнительные сведения, добавить примечания.
- Отправитель подписывает документ квалифицированной электронной подписью, отправляет его.
- Оператор ЭДО проверяет легитимность сертификата подписи, проверяет формат документа на соответствие требованиям ФНС, фиксирует дату получения и отправляет файл адресату.
- Адресат получает документ спустя пару секунд в личном кабинете сервиса ЭДО или в учетной системе. Он может просмотреть его, скачать на ПК, при необходимости — также подписать или отказать в подписи и запросить корректировку.
Каждый этап отражается в сервисе ЭДО Диадок с помощью статусов: «На согласовании», «Подписан», «Документооборот завершен», «Отказано в подписи» и других.
Список операторов ЭДО в России
В России оператор электронного документооборота может предоставлять услуги онлайн-документооборота только при наличии статуса доверенного и соблюдения требований ФНС. Новые требования установлены Приказом от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@ и действуют с 1 марта 2022 года. СКБ Контур выполнил все предписания и имеет статус действующего оператора.
Ознакомиться со списком провайдеров ЭДО в России и уточнить их статус можно на сайте ФНС в файле «Реестр операторов ЭДО».
Как выбрать систему ЭДО
Важно проанализировать схемы делопроизводства, выявить узкие места, продумать, как ЭДО поможет улучшить работу.
На что еще обратить внимание:
- наличие стандартных возможностей ЭДО — отправка, получение, создание, подписание, хранение документов;
- дополнительные опции — маршрутизация, шаблоны, ограничение доступа;
- варианты интеграции с учетной системой;
- тарифы и ценообразование;
- безопасность системы;
- количество подключенных контрагентов;
- наличие роуминга с другими провайдерами ЭДО;
- уровень и время работы техподдержки.
Этапы внедрения электронного документооборота в организацию
Внедрение электронного документооборота в работу компании — процесс поэтапный. Он состоит из нескольких шагов:
- Анализ действующих сценариев и маршрутов движения документов, порядков согласования и подписания, схем архивирования документации.
- Определение целей и задач, которые стоят перед системой ЭДО, составление дорожной карты. В ней фиксируются план, график перехода на ЭДО, сроки, перечень документов, которые первыми будут переведены в электронный вид.
- Выбор сервиса онлайн-документооборота из разработок, предложенных на рынке.
- Подготовка локальных нормативных актов (ЛНА): приказа о внедрении, положения об ЭДО, регламента по использованию электронных подписей и других.
- Выпуск электронных подписей в удостоверяющем центре, например УЦ Контура.
- Интеграция сервиса ЭДО с учетной системой, если это необходимо. Установка программ, доработки ПО.
Также потребуется заранее предупредить сотрудников об изменениях и провести обучение. Эксперты Диадока предоставят необходимые материалы, ответят на вопросы, будут сопровождать на каждом этапе внедрения ЭДО в организации.
Как внедрить кадровый ЭДО в организацию
На первых этапах важно проанализировать текущие кадровые документы и сценарии работы, а также составить дорожную карту перехода. Выберите, какие документы переведете в электронный вид. Начать можно с популярных, например с заявлений на отпуск.
Следующий шаг — выбор информационной системы (ИС). Кадровый ЭДО можно вести:
- На государственной платформе «Работа в России». Она бесплатна, не требует установки ПО, но предлагает мало функций и не может быть интегрирована с учетной системой.
- В коммерческой ИС. Одна из них — решение от Контура. С ним работать в КЭДО можно в веб-версии или через интеграцию с учетной системой. В числе достоинств: проверка валидности подписи, гибкие маршруты согласования, массовое ознакомление с документами, экспертная круглосуточная техподдержка.
Для внедрения кадрового ЭДО также потребуется подготовить ЛНА, уведомить сотрудников об изменениях, получить их согласие на работу в КЭДО и обучить, выпустить электронные подписи.
Поделимся бесплатными шаблонами ЛНА и памяткой о переходе на КЭДО. Предоставим обучающие материалы и поможем с подключением
Безопасность использования электронного документооборота
Вопрос безопасности для ведения электронного документооборота очень важен. Через сервис и оператора ЭДО проходит конфиденциальная информация, поэтому необходимо обеспечить ей сохранность и защиту от несанкционированного доступа.
В сервисе ЭДО Диадок данные передаются по зашифрованным каналам связи, что делает невозможным перехват сведений посторонними. Защищенный канал, как правило, организуется с помощью международных протоколов SSL/TLS.
Кроме того:
- Сотрудники Контура соблюдают все нормы в области защиты информации.
- При разработке и эксплуатации сервиса ЭДО применяются эффективные способы обеспечения информационной безопасности.
- Копии документов хранятся на трех разнесенных серверах, находящихся в надежных дата-центрах на территории России.
- Доступ в сервис ограничен, вход возможен только с сертификатом КЭП или логином и паролем.
Информационную безопасность сервиса ЭДО Контура периодически проверяют сторонние аудиторы, а в самой компании есть внутренний контроль процессов. Так, компания «Информзащита» в 2014, 2017, 2022 годах оценила степень защищенности системы как высокую.
Преимущества внедрения ЭДО
Электронный документооборот помогает оптимизировать процессы в компании, сделать их более понятными и быстрыми. Благодаря интеграционным решениям пользователи Диадока работают в привычном интерфейсе учетной программы. Если интеграция не требуется, доступна веб-версия со всей функциональностью.
С ЭДО между контрагентами и внутри компании в Диадоке:
- Сокращаются расходы на печать, бумагу, пересылку документации.
- Снижается риск ошибок в документах.
- Документы хранятся в электронном виде, поиск нужного файла — дело нескольких кликов.
- Работать с документами можно в мобильном приложении.
- То же количество сотрудников выполняет больший объем работы.
- Снижается нагрузка на бухгалтерию, отдел кадров и других специалистов.
Возможности сервиса ЭДО позволят автоматизировать бизнес-процессы, освободить сотрудников от рутинной бумажной работы, забыть об ошибках, корректировках, просрочках и штрафах. В результате компания оптимизирует издержки, а значит, улучшит и экономические показатели.
Обменивайтесь с контрагентами любыми документами. Поможем получить электронную подпись и начать работу в Диадоке