Организация документооборота в компании

Правильная организация документооборота в компании помогает рационально распределять ресурсы, нагрузку на сотрудников, оптимизировать скорость бизнес-процессов. Расскажем подробнее, что входит в делопроизводство и как вести его эффективно. 

Переходите на ЭДО и начните обмен электронными документами с контрагентами

Подключиться

Что такое документооборот

Документооборот — непрерывное  движение документов в организации с момента получения до сдачи в архив. Он включает в себя создание, передачу, хранение и обработку данных, связанных с разными видами деятельности: бухгалтерия, кадровый учет, закупки, продажи.

Цель документооборота — обеспечить точность передачи информации между участниками бизнес-процессов, а также ускорить решение задач, повысить качество работы. На его эффективность влияет скорость перемещения документов и качество выполнения каждой операции. 

Документооборот делят на виды в зависимости от сферы: кадровый, производственный, административно-хозяйственный, управленческий, бухгалтерский.

Роль документооборота в организации

Ни одна компания не обойдется без документооборота. Разберем, на какие процессы он влияет. 

Обеспечивает эффективную коммуникацию. По настроенной системе документооборота информация передается без смысловых потерь. 

Ускоряет принятие решений. Сотрудники оперативно получают данные, а значит быстрее реагируют на изменения. 

Уменьшает риски ошибок и потери информации. Система документооборота позволяет уменьшить количество ручного труда.

Сокращает сроки работы. Благодаря автоматизации некоторых процессов, сотрудники быстрее выполняют свои обязанности.

Помогает соблюдать требования контролирующих органов, связанные с хранением и передачей документов.

Документооборот в целом упрощает работу компании, уменьшает риски ошибок и потери информации.

Кто отвечает за ведение документооборота

В каждой организации за ведение документооборота отвечает назначенный сотрудник или группа ответственных лиц: секретарь, администратор, отдел кадров. В крупных компаниях часто создают подразделение, которое занимается автоматизацией и контролем делопроизводства. 

Ответственность за ведение документооборота лежит на руководстве, которое обеспечивает необходимые ресурсы, чтобы система работала эффективно. 

Для каждого ответственного лица или отдела создают должностные инструкции с подробным описанием обязанностей, связанных с делопроизводством. Важно, чтобы эти задачи были релевантны навыкам сотрудников. 

Основные формы документооборота

Выделяют несколько классификаций документооборота в зависимости от типа отношений, способов организации или обмена. Разберем каждый. 

Отношения между участниками

По типу отношений документооборот делят на внутренний, внешний и документооборот с госорганами. 

Внутренний документооборот — обмен документами между сотрудниками компании для внутреннего учета и контроля. В нем участвуют только сотрудники и руководство предприятия, которые обмениваются внутрикорпоративными приказами, заявлениями, служебными записками, протоколами. Такой документооборот почти не регламентируется законодательством. В разных организациях регламенты отличаются.

Внешний документооборот — обмен документами между организацией и внешними контрагентами: партнерами, клиентами, поставщиками. Компании направляют друг другу договоры, счета, накладные, акты и другие документы. Закон регулирует внешний документооборот, выдвигая требования, которые касаются содержания и оформления документов. 

Документооборот с государственными органами — обмен документами с контролирующими органами для сдачи отчетности. Это обмен с ФНС, ФСС, ПФР, Росстатом.

Если ваша компания обменивается документами с самозанятыми, фрилансерами или другими физлицами, вам подойдет сервис Контур.Сайн. Он простой и интуитивно понятный, а электронную подпись для работы можно выпустить бесплатно и удаленно.

Подробнее

Происхождение

По происхождению документы делят на входящие, исходящие и внутренние. Входящие поступают от другой организации по каналам связи. Исходящие разрабатывает и отправляет сама компания. Внутренние создают для использования в пределах предприятия: регламенты работы, инструкции, распоряжения. 

Способ обмена

По способу обмена выделяют бумажный и электронный документооборот. 

Электронный документооборот (ЭДО) — обмен документами, которые создают, передают и хранят в электронном виде. Операторы ЭДО предоставляют сервисы, которые позволяют обмениваться электронными документами, соблюдая все требования законодательства. Список одобренных ФНС операторов находится здесь. Чтобы такой обмен обладал юридической силой, нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП). Подробнее о ней рассказываем в статье.

Бумажный документооборот — обмен бумажными документами, которые создают, передают и хранят в письменной форме.

Способ организации

Выделяют три формы документооборота по способу организации: централизованную, децентрализованную и смешанную. 

Централизованная предполагает, что документация сосредоточена в одном месте, например в секретариате или канцелярии. Ответственное подразделение берет на себя большую часть обязанностей: регистрацию, обработку, хранение. 

Децентрализованная — документы находятся в нескольких отделах, у которых равные степени ответственности по отношению к конкретным операциям. Такую форму работы выбирают компании, у которых филиалы находятся в разных городах. 

Смешанная форма соединяет характеристики предыдущих. В отдельных службах регистрируется, обрабатывается и хранится документация. Также в компании открывают подразделение, которое отдельно контролирует некоторые виды документов.

Порядок документооборота

Важно, чтобы правила ведения документооборота во всех подразделениях компании были едины, это поможет систематизировать процессы и сделать их понятными. Для этого устанавливают порядок работы с каждым типом документа. 

В качестве примера покажем этапы работы с исходящим документом:

1. Создание — составление текста, оформление, подписание.
2. Регистрация — присвоение уникального номера, внесение в журнал регистрации.
3. Утверждение — документ утверждает руководитель компании или ответственное лицо.
4. Отправка — готовый документ передают адресату по почте, курьерской службой или с помощью сервиса ЭДО.
5. Получение и регистрация ответа — как только документ получен, информация об этом вносится в журнал учета. 
6. Архивирование — документ хранится в архиве организации определенное время.
7. Уничтожение — бумаги уничтожают, когда срок хранения, предусмотренный законом, истекает.

Во время работы с входящим документом первый этап пропускают, так как получают файл или бумагу извне. 

Для разных типов документов разные требования оформления. Одни регулируются внутренними регламентами, другие — нормативными актами. 

Принципы и способы организации документооборота

Главный принцип организации системы обмена документами — требования к ней должны соответствовать задачам, которые система решает. Цель — бесперебойное движение данных с минимальными усилиями. 

Принципы и способы организации

Чтобы соблюдать эти принципы, переходите на ЭДО и автоматизируйте процессы, связанные с делопроизводством.

Настройте электронный документооборот с контрагентами в Диадоке

Подключиться

Система документооборота на предприятии

Система документооборота нужна, чтобы упорядочить делопроизводство, обеспечить оперативную передачу информации внутри компании и с контрагентами. Это общий термин, под которым могут подразумевать как всё делопроизводство, так и специально организованное программное обеспечение или сервис. 

Система делопроизводства нужна, чтобы упростить управление данными, маршрутизировать бизнес-процессы, удерживая внимание исполнителей на нужной информации. За организацией такой структуры часто обращаются к внешним экспертам.

Как осуществляется организация документооборота в компании

Организация документооборота — это правила, по которым происходит движение документов в компании. Чтобы организовать делопроизводство, нужно разбить процесс на этапы. Это поможет оценить текущее положение дел, установить регламенты работы, назначить ответственных.

Начните с анализа процессов, связанных с документооборотом, выберите форму делопроизводства и определите, сколько сотрудников понадобится задействовать. Далее разработайте инструкции и регламенты для ответственных, которые будут курировать обмен документами. При создании инструкций не забывайте про вид документооборота: бумажный или электронный, централизованный или децентрализованный, внешний или внутренний. 

После подготовительных процедур и обучения сотрудников, внедрите изменения в работу компании. Добавьте информацию об этом во внутреннюю документацию, например в приказ. 

Один из инструментов, который помогает регулировать движение документа от создания до передачи в архив — это график документооборота. Подробнее о нем рассказываем в статье. 

Важно не только внедрить систему документооборота, необходимо регулярно анализировать процессы, связанные с ним, и вносить изменения для оптимизации. Например, искать новые методы работы, которые помогут повысить эффективность, уменьшить трудозатраты.

Прохождение и порядок исполнения входящих документов

Порядок исполнения входящих документов включает несколько этапов. Сначала документ регистрируют, то есть присваивают ему уникальный номер и вносят в реестр. Далее ответственный сотрудник изучает содержание, оценивает значимость, ставит сроки обработки. 

После документ отправляется на исполнение уполномоченным лицам или отделам. При этом ответственный сотрудник контролирует качество и скорость исполнения поручений, указанных в файле или на бумаге. 

Когда работа с документом закончена, его отправляют в архив. 

Прохождение исходящих и внутренних документов

Движение исходящих и внутренних документов зависит от их типа и содержания. Процесс напоминает работу с входящими, но если в первом случае документ поступает со стороны, то во втором его нужно создать и оформить по установленным требованиям.

Следующий этап — документ утверждают, то есть согласовывают с ответственными. После чего уполномоченный сотрудник или руководитель организации заверяет документ подписью. 

Дальше документ регистрируют, то есть ему присваивают уникальный номер, а информация об этом вносится в реестр. 

Потом документ направляют на исполнение уполномоченным сотрудникам или отделам. Этот процесс необходимо отслеживать и контролировать по срокам и качеству. 

Когда основная работа закончена, документ архивируют.

Работа с конфиденциальными документами

Конфиденциальными называют документы, которые включают сведения с ограниченным доступом. На них делают отметки: «‎Конфиденциально», «Коммерческая тайна», «Для служебного использования». Сотрудники, допущенные к конфиденциальным данным, должны пройти инструктаж.

Служба безопасности предприятия разрабатывает меры по защите документа при его составлении, например конкретный компьютер не подключается к интернету и публичным сетям.

Конфиденциальные документы регистрируются в отдельном журнале, туда же записывают информацию о выдаче и возврате. Хранят их в сейфе либо в отдельном закрытом помещении.

Электронный документооборот упрощает работу с конфиденциальной информацией, так как сервис ЭДО передает данные по зашифрованному каналу, хранит файлы в защищенном облачном архиве и создает резервные копии.

Передавайте документы безопасно в Диадоке

Подключиться

В чем отличие электронного документооборота от бумажного

Главное отличие электронного документооборота от бумажного — способ передачи и хранения данных. В первом случае файлы отправляют и получают по предоставленному оператором каналу связи, а в бумажном документообороте — с помощью почты или курьерской службы. 

Оператор ЭДО хранит документы в облачном архиве, который организован посредством программного обеспечения. Бумажный документооборот подразумевает физические носители. 

Сравнение бумажного и электронного документооборота

ЭДО — мобильный и универсальный способ обмена документами с контрагентами, который снижает расходы на печать и почтовые услуги, помогает освободить место в архиве.

Больше об отличиях бумажного и электронного документооборота читайте здесь. 

Преимущества электронного документооборота

Ведение документооборота с помощью сервисов ЭДО упрощает все этапы делопроизводства: документы передаются практически мгновенно, у сервиса есть поиск по фильтрам, файлы не теряются. 

Разберем плюсы подробнее. 

Оптимизация бизнес-процессов. Обмен документами становится понятным и оперативным. Сотрудники тратят меньше времени на рутинные операции.

Снижение расходов. Когда документооборот переходит в цифровой формат, не нужно оплачивать курьерскую доставку, покупать бумагу и расходники. 

Безопасность. Файл не потеряется, его нельзя физически повредить или испортить, конфиденциальность информации защищает шифрование.  

Упрощенное представление информации в контролирующие органы. Документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, обладают юридической силой, поэтому их можно направлять в госорганы. 

Освобождение места в архиве. Под электронные документы не выделяют помещение, они хранятся на защищенном сервере.

Снижение количества ошибок. Сервис ЭДО предупреждает пользователя, если используется некорректный формат документа. Интеграция с 1С и другими учетными системами исключает ошибки ручного переноса данных.

Таким образом, от качества организации документооборота в компании зависит ее работа. Сервисы ЭДО помогают оптимизировать обмен и хранение документов, снизить временные и материальные затраты, а также настроить удобную систему делопроизводства.

Оставьте заявку и сделайте бизнес эффективнее с Диадоком

Оставить заявку