Как прописать использование ЭДО в договоре

Электронный документооборот (ЭДО) становится все более привычной практикой. По данным ФНС, работать в электронном виде в сегментах B2G и B2B умеет уже больше трети российских организаций. В статье разберем, как правильно зафиксировать условия электронного документооборота с контрагентами.  

Обменивайтесь любыми видами документов с помощью Диадока

Подключиться

Для чего нужно соглашение об ЭДО

По закону компании не обязаны заключать соглашение об ЭДО. Его отсутствие не влияет на юридическую значимость электронных документов. Чтобы документ получил юридическую силу, достаточно подписать его квалифицированной электронной подписью. Но наличие соглашения или пункта об ЭДО в договоре позволяет зафиксировать договоренности с контрагентом и избежать споров.

Как перейти на ЭДО с контрагентом

Фактически компании переходят на ЭДО, когда обмениваются приглашениями и принимают их в сервисе. Порядок действий зависит от того, подключен партнер к системе ЭДО или работает на бумаге.

Чтобы проверить, есть ли ваши контрагенты в Диадоке, воспользуйтесь поиском по ИНН. Другой способ найти контрагентов ― в личном кабинете. Войдите в сервис и откройте вкладку «Контрагенты» ― «Поиск и приглашение». Нужную компанию можно найти по названию или ИНН. Когда вы наведете курсор на строку с названием организации, появится кнопка «Отправить приглашение». Как только компания примет приглашение, она появится в списке ваших контрагентов. К приглашению можно сразу прикрепить соглашение об ЭДО, чтобы подписать его внутри Диадока. Воспользуйтесь опцией «Прикрепить документ».

Если контрагент уже работает в Диадоке, он получит приглашение прямо в сервисе. Компании, которые еще не пользовались Диадоком, нужно дополнительно проинформировать по телефону или электронной почте. Иногда контрагенты отвечают не сразу или не понимают преимуществ ЭДО. Чтобы быстрее убедить их, используйте готовые шаблоны Диадока: текст рассылки, баннер для сайта компании, план телефонного разговора.

Если контрагент работает в другом сервисе ЭДО, это не помешает вам обмениваться документами. Документооборот между операторами ЭДО обеспечивается роумингом, который в Диадоке уже настроен со всеми крупными и средними операторами. Если потребуется настройка роуминга с новым оператором, в Диадоке это реализуется бесплатно. Со многими операторами ЭДО доступен автороуминг. Это значит, что соединение настраивается просто: достаточно отправить контрагенту приглашение внутри сервиса. Узнать, подключен ли автороуминг с оператором контрагента, можно на странице. Если автороуминг недоступен, нужно оставить заявку на настройку.

Обменивайтесь через Диадок в роуминге

Отправляйте документы клиентам других операторов без доплат

Подключиться

Оформление перехода на ЭДО

Для внедрения ЭДО в компании нужно утвердить его в ряде документов. Правила и регламенты по работе с электронными документами фиксируют в локальных нормативных актах.

Документы, регламентирующие переход на ЭДО, объединяет положение об электронном документообороте. Оно включает общие положения, сведения о системе, порядок работы.

Если в электронный вид переводят первичные документы, понадобится внести изменения в учетную политику согласно ст.8 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Федеральному стандарту бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021. В учетной политике следует закрепить:

• На каких участках бухгалтерского и налогового учета документы будут оформляться в электронном виде.
• Какие это будут документы: УПД, акты, договоры и прочие.
• Как планируется отправлять и получать данные: через оператора ЭДО или напрямую. Если через оператора, то нужно указать его название.
• Какой тип электронной подписи будет использоваться: простая, неквалифицированная и квалифицированная.
• Список сотрудников, которые имеют право подписи электронных документов с указанием их должностей.

Помимо этого, в документе важно закрепить порядки хранения документов и предоставления пояснений при проведении встречных или камеральных проверок. А также указать, что взаимодействие с контролирующими органами планируется по телекоммуникационным каналам связи. Кроме того, компания может издать приказ о внедрении системы электронного документооборота и разработать инструкцию для сотрудников.

Как составить соглашение об ЭДО с контрагентом

Переход на ЭДО можно зафиксировать в виде отдельного документа или включить тематический раздел в договор с контрагентом, например о поставке. Стандарта или четких требований для соглашения об ЭДО не существует. Юрлица и ИП составляют его самостоятельно, исходя из специфики своей деятельности. Также можно воспользоваться готовыми шаблонами. Если вам нужен пример соглашения, скачайте образец.

Зачем компаниям и ИП заключать соглашение об ЭДО

Соглашение позволит избежать спорных ситуаций. Например, если контрагент откажется подписывать электронные документы или будет присылать их в некорректном формате. Кроме того, покупатель может ждать накладную по электронной почте, а продавец отправит ее через сервис ЭДО. Третий вариант — одна из сторон сделки откажется оплачивать счет, пока не получит бумажный экземпляр. Все эти случаи возможны, если стороны не договорятся о порядке работы сразу. Сделать это помогают условия, зафиксированные в соглашении об ЭДО или пункте договора с контрагентом.

Когда соглашение об ЭДО обязательно и не обязательно

Деловые партнеры заключают соглашение об ЭДО добровольно, чтобы зафиксировать условия обмена электронными документами и избежать разночтений и споров. Чтобы начать кадровый документооборот с сотрудниками, соглашение тоже не требуется. В этом случае работодатель получает согласие работников. Но есть ряд ситуаций, когда без соглашения не обойтись.

Документооборот происходит вне сервиса ЭДО

Иногда контрагенты решают вести документооборот без оператора ЭДО, например по электронной почте. Работа без оператора ЭДО несет риски, связанные с безопасностью и конфиденциальностью данных. Оператор обеспечивает шифрование документов, хранение и резервирование информации. При прямом обмене документами компаниям придется самим отвечать на возможные угрозы. В таких случаях ФНС рекомендует описать стадии работы с документами в соглашении. Это прописано в Методических рекомендациях по порядку обмена электронными документами.

Некоторые электронные документы нельзя передавать самостоятельно, без участия оператора ЭДО даже при наличии соглашения. Согласно приказу Минфина РФ 05.02.2021 № 14Н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур» счетами-фактурами и их корректировочными формами разрешено обмениваться только через операторов ЭДО. Иначе документы нельзя будет представить в суд или для вычета НДС. При работе с товарами, подлежащими прослеживаемости или маркировке, документы также необходимо передавать только через операторов ЭДО.

Контрагенты используют неквалифицированные электронные подписи

Существует несколько типов электронных подписей:

Квалифицированная (КЭП) ― самая надежная электронная подпись, которую выпускают только удостоверяющие центры (УЦ) ФНС, Центробанка, Казначейства, а также аккредитованные коммерческие УЦ. КЭП создаются с помощью криптографических алгоритмов, имеет квалифицированный сертификат с ключом проверки ЭП. Дополнительную безопасность обеспечивает ФСБ, которая сертифицирует программное обеспечение. КЭП гарантирует, что документ был подписан конкретным человеком, а информация в нем не изменялась после подписания.

Неквалифицированная (НЭП) ― в отличие от КЭП, НЭП выпускают во всех удостоверяющих центрах, даже неаккредитованных. Также ее можно сформировать в информационных системах.

Простая (ПЭП) ― это смс-код или связка «логин-пароль» в личном кабинете. Такая подпись считается наименее защищенной. Чаще ее применяют во внутрикорпоративном электронном документообороте.

Согласно Федеральному закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи» электронный документ, заверенный КЭП, равноценен бумажному оригиналу с рукописной подписью. Он имеет юридическую силу без дополнительных подтверждений.

Если контрагенты используют не КЭП, требуется соглашение об ЭДО, п.2 ст. 6 № 63-ФЗ. В таком соглашении стороны признают ПЭП или НЭП равной собственноручной и оговаривают порядок проверки электронной подписи. Для ПЭП в соглашении также нужно прописать обязанность пользователя соблюдать конфиденциальность ключа и порядок определения подписанта. Если налоговая служба будет проверять документы с ПЭП, понадобится предоставить и соглашение. Важно помнить, что подписание документа ПЭП и НЭП не должно противоречить закону. Например, ими нельзя подписывать счета-фактуры. ФНС разъясняет это в письме от 10.04.2020 № ЕА-4-15/6118@.

Если ваша компания обменивается документами с самозанятыми, вам подойдет Контур.Сайн — сервис поможет обмениваться электронными документами с самозанятыми, внештатными сотрудниками, клиентами и другими физлицами. Пользователи подписывают соглашение при регистрации — составлять документ самостоятельно не нужно. Если у вашего контрагента нет электронной подписи, он может получить ее бесплатно и удаленно.

В каких случаях нужно соглашение об ЭДО

В Диадоке организации подписывают документы квалифицированной электронной подписью. Поэтому им не требуется заключать соглашение о признании подписей.

Отправляйте юридически значимые электронные документы через Диадок

Подключиться

Какие нормативные акты помогут составить соглашение об ЭДО

Единого закона об ЭДО не существует. Есть ряд нормативно-правовых актов, на которые следует опираться при составлении соглашения об ЭДО:

• №63-ФЗ «Об электронной подписи»;
• №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
• приказы и письма ФНС;
• Методические рекомендации ФНС по порядку обмена электронными документами.

Что прописать в соглашении об использовании ЭДО

Помимо стандартной информации о предмете соглашения и реквизитах сторон, контрагентам нужно зафиксировать порядок электронного документооборота.

Что можно прописать в соглашении об ЭДО

Споры между контрагентами в связи с соглашением об ЭДО

Иногда у деловых партнеров возникают разногласия из-за отсутствия соглашения об ЭДО или его условий. Рассмотрим, как такие споры решаются на практике.

Контрагент отказывается заключать соглашение об ЭДО, настаивает на бумажном документообороте. Часто компании отказываются из-за популярных мифов об ЭДО: это долго, небезопасно, приносит дополнительные расходы. Поэтому стоит узнать причину отказа и попытаться переубедить партнера. По данным Контура, при правильном информировании каждая третья компания соглашается работать с электронными документами. Лучшие практики подключения контрагентов к ЭДО собраны в руководстве по активации контрагентов.

Контрагент подписывает электронные документы, но не исполняет обязательства. Бизнес-партнер может утверждать, что документы не имеют юридической силы, так как он не заключал соглашение об ЭДО. В таких ситуациях суды считают, что контрагент должен был осознавать последствия, если подписал документ без замечаний. А соглашение иметь не обязательно, достаточно самого факта обмена документами, подписанными КЭП через оператора ЭДО.

Сделка заключена, но не соблюден порядок ЭДО, прописанный в договоре. Например, указано, что одна сторона обязана направить другой уведомление о применении ЭДО. И только после этого можно обмениваться электронными документами. Суд принимает во внимание, не противоречат ли условия договора №63-ФЗ «Об электронной подписи». Также рассматривается, какая практика обмена документооборота сложилась у контрагентов. Несмотря на это доказать свою правоту может быть непросто. Поэтому важно однозначно прописать правила обмена документами и не включать в договор специальные процедуры, которые могут быть не выполнены на практике.

Если между контрагентами возник спор, оператор ЭДО выступает третьей независимой стороной. Он может представить в суд технологические документы: подтверждения оператора, извещения продавца и покупателя, информацию о проверке действительности электронной подписи на момент подписания. Поэтому обмен документами через оператора ЭДО безопаснее, чем по электронной почте или в собственной информационной системе.

Подключайтесь к ЭДО

Обменивайтесь документами быстро, удобно и безопасно в Диадоке

Подключиться