ЭДО для начинающих

Электронный документооборот (ЭДО) позволяет компаниям и предпринимателям обмениваться документами с контрагентами в режиме онлайн. Это помогает сократить расходы на доставку и освободить сотрудников от рутинных задач.

diadoc

Подключитесь к ЭДО бесплатно в Диадоке

Что такое ЭДО простыми словами

ЭДО — это обмен электронными документами через интернет. Компании передают друг другу файлы в системе электронного документооборота, например в Контур.Диадоке. Процесс похож на отправку письма по электронной почте.

  1. Пользователь создает документ или загружает в систему с компьютера.
  2. Подписывает его и отправляет адресату.
  3. Второй пользователь получает документ за несколько секунд.
  4. Подписывает его.
  5. Статус файла в системе обновляется.
  6. У каждой организации остается документ с подписями обеих сторон.

Документ, ожидающий подписи в Диадоке

Документ от контрагента получен и ожидает подписи

Основные понятия для начинающих

Что такое электронный документ

Это такой же документ, как и бумажный, только в виде файла на компьютере или в сервисе. Его отличает то, что он заверяется электронной подписью, которая придает ему юридическую значимость. Файл без подписи не считается электронным документом.

Что нужно знать об обмене электронными документами

В обмен юридически значимыми электронными документами вовлечено четыре стороны:

Схема обмена электронными документами

  • Участники ЭДО — организации и предприниматели, которые обмениваются документами. 
  • Удостоверяющий центр — компания, которая имеет право выдавать электронные подписи.
  • Оператор ЭДО — компания, которая разрабатывает и поддерживает систему ЭДО.
  • Госорганы — ведомства, которые выдают аккредитации и контролируют работу операторов.

Участники ЭДО передают друг другу документы, заверенные электронной подписью. Получить подпись им помогает удостоверяющий центр. Обмен происходит в системе ЭДО, которую обслуживает оператор. Работу оператора контролируют ФНС и Минцифры.

Кому нужны электронные документы

Электронными документами активно пользуются компании и индивидуальные предприниматели, чтобы организовать безбумажный документооборот. ЭДО особенно актуален для организаций с большим объемом внутренней и внешней документации. Он позволяет им сократить расходы на печать и доставку и сэкономить время на получение подписи второй стороны.

Как работает электронная подпись

Электронная подпись заменяет собственноручную и придает документам юридическую силу. С помощью подписи можно завизировать файлы любых форматов: PDF, JPG, DOC, XLSX и прочих.

Сама электронная подпись — это файл, который формируется криптографической программой. Каждый раз, когда пользователь подписывает документ, создается новый файл. Это гарантирует безопасность использования подписи.

В Диадоке есть визуализация электронной подписи — синий штамп. Он содержит информацию о том, что документ был передан через оператора СКБ Контур, а также о том, кто и каким сертификатом электронной подписи его заверил.

Документ с синим штампом

Синий штамп на печатной форме в Диадоке

diadoc

Поможем быстро получить электронную подпись и начать работать в Диадоке

Где взять электронную подпись

Получить электронную подпись можно в удостоверяющем центре, например УЦ Контура. Это один из крупнейших центров в России, который выпускает больше сотни тысяч новых сертификатов в месяц и аккредитован Минцифры. Список документов, которые понадобятся, чтобы получить подпись, можно найти на сайте УЦ.

Сертификат электронной подписи будет подготовлен в течение двух дней. Пользователю останется выпустить и установить его. При установке можно будет выбрать съемный носитель или реестр компьютера. Работать на нескольких компьютерах удобнее с носителем, на одном — с реестром.

Квалифицированная электронная подпись

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — самый защищенный тип подписи, который используют для работы с ЭДО. Она подтверждает, что документ был создан конкретным человеком, а после подписания в него не вносились изменения. Дополнительную безопасность ей обеспечивает ФСБ, которая сертифицирует программное обеспечение. КЭП может выдать только аккредитованный Минцифры удостоверяющий центр.

Квалифицированная электронная подпись автоматически придает документу юридическую силу и приравнивается к собственноручной, без дополнительных соглашений.

Простая и неквалифицированная электронные подписи

Простая электронная подпись (ПЭП) — это СМС-коды от банков, связки «логин-пароль» в личных кабинетах. Этот тип подписи имеет небольшую степень защиты. ФНС и другие государственные органы, например суды, не принимают документы, подписанные ПЭП.

ПЭП удобна тем, что для нее не нужно дополнительно устанавливать программное обеспечение. Некоторые компании используют этот тип подписи для ведения ЭДО с контрагентами или сотрудниками. Для этого стороны заключают соглашение о том, что признают ПЭП равной собственноручной.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) позволяет проверить, что документ был создан конкретным человеком, а информация в нем не менялась после подписания. От КЭП этот тип подписи отличается тем, что НЭП выпускают во всех удостоверяющих центрах, даже неаккредитованных.

Чтобы использовать НЭП для ЭДО с контрагентами или работниками, как и в случае с ПЭП, стороны подписывают соглашение о признании ее равной собственноручной.

Зачем нужен оператор электронного документооборота

Оператор — это компания, которая создает и поддерживает работу системы ЭДО. Сама система необходима для организации юридически значимого документооборота. Некоторые электронные документы компании могут пересылать по email, но не все. Например, электронные счета-фактуры разрешено передавать только через систему оператора ЭДО, приказ Минфина № 14Н. Это связано с тем, что передача данных в системе защищена шифрованием и делает обмен безопасным.

diadoc

Обменивайтесь счетами-фактурами в пару кликов с Диадоком

Можно ли менять оператора ЭДО

Да, компания может сменить оператора. Для этого нужно расторгнуть договор с текущим и заключить с новым. Насколько быстро и просто получится это сделать, зависит от условий договора. Если на счету компании еще остаются неиспользованные исходящие, понадобится время для оформления возврата средств.

Сколько стоят электронные документы

В системе ЭДО есть входящие и исходящие документы. В зависимости от условий конкретного оператора, тарифицироваться могут оба типа, но обычно пользователи платят за пакет исходящих.

Стоимость отправки электронных документов в Диадоке зависит от размера пакета. Чем больше исходящих покупает пользователь, тем меньше он заплатит за один документ. Подобрать подходящий тариф можно по ссылке. Входящие в сервисе бесплатны с некоторыми исключениями: скачать прайс-лист.

Кто может пользоваться ЭДО

Пользоваться системой ЭДО могут:

  • Компании и индивидуальные предприниматели. Обмениваются электронными документами с поставщиками, покупателями и сотрудниками. С помощью ЭДО они быстрее получают подпись второй стороны и ускоряют бизнес-процессы, а также упрощают ведение кадрового документооборота.
  • Бюджетные организации. Больницы, школы, вузы, правительства регионов и другие учреждения обрабатывают большое количество документов. Для внутренних они часто используют системы электронного документооборота (СЭД). А сервисы внешнего ЭДО, такие как Диадок, помогают им ускорить работу с подрядчиками.
  • Самозанятые и физические лица. Передают своим клиентам и принимают от них электронные документы. Это служит доказательством легальности деятельности и повышает степень доверия заказчиков. Подробнее об ЭДО для самозанятых в нашей статье.

Чаще всего ЭДО пользуются компании и ИП. Электронный документооборот особенно актуален, если они:

  • работают со счетами-фактурами и взаимодействуют с ФНС;
  • доставляют большое количество документов в другие регионы;
  • хотят безопасно хранить большой архив;
  • тратят много средств на доставку;
  • имеют большой штат сотрудников.

Преимущества ЭДО

С помощью ЭДО компании могут начать эффективнее вести документооборот и ускорить внутренние процессы.

  • Быстро обмениваться документами. Доставка почтой или курьером занимает много времени, особенно если контрагенты находятся в разных городах или регионах. В системе ЭДО отправлять и получать документы можно за несколько секунд.
  • Снизить расходы. Больше не нужно тратиться на бумагу и печать, а доставка в системе ЭДО дешевле курьерской или почтовой.
  • Упростить взаимодействие с ФНС. По закону 63-ФЗ подписанные электронные документы считаются оригиналами и могут передаваться в ФНС.
  • Уменьшить количество ошибок. В системе ЭДО пользователям помогает автоматическая проверка на соответствие форматам документов. Она не допускает файлы с ошибками к отправке. Также проверить XML-файлы можно на сайте.
  • Сэкономить время сотрудников. С ЭДО можно быстро согласовывать документы внутри компании и всегда видеть статус каждого. А подписывать и отправлять их можно пакетами в пару кликов.

diadoc

Быстро получайте подпись второй стороны с Диадоком

Требования к рабочему месту для ЭДО

В зависимости от вашего оператора, технические требования для работы могут меняться. Для комфортной работы в Диадоке подойдут компьютер или ноутбук с современной операционной системой, подключением к интернету и КЭП. Подробные требования можно посмотреть по ссылке.

Где пройти обучение по работе с ЭДО

Разные компании и операторы предлагают онлайн- и офлайн-курсы для обучения работе с ЭДО. Они могут быть в платном и бесплатном форматах, продолжительностью в несколько часов или дней.

Контур.Диадок предлагает бесплатный онлайн-курс для знакомства с ЭДО и системой. Он создан совместно с Контур.Академией и состоит из четырех уроков:

  • что такое ЭДО и зачем он нужен;
  • как автоматизировать бизнес-процессы и документооборот;
  • об операторах ЭДО;
  • практическая работа в сервисе.

Посмотреть, как работает Диадок, можно в коротком видео:

 

Чтобы помочь новым пользователям быстро вникнуть в основы ЭДО, команда Контур.Диадока разрабатывает целый ряд материалов, которыми можно свободно пользоваться:

Если вы не можете найти ответ на свой вопрос, обратитесь в техподдержку Диадока.

Как перейти на ЭДО

Подключение к системе электронного документооборота обычно не занимает много времени. Все зависит от вашего оператора, наличия КЭП и необходимости интеграции с учетной системой. О том, как подобрать интеграционное решение, мы расскажем дальше в статье.

Если вы хотите просто получать документы от поставщиков, оставьте заявку на подключение к Диадоку. Для вас создадут личный кабинет, в который вы сможете войти по сертификату КЭП и найти своих контрагентов. Если у вас нет КЭП, мы поможем выпустить ее в УЦ Контура.

Чтобы не только получать, но и отправлять документы, потребуется приобрести пакет исходящих. Тогда схема подключения будет выглядеть так:

Схема перехода на ЭДО

diadoc

Поможем подобрать тариф под потребности компании

Виды документов для ЭДО

В ЭДО можно работать практически с любыми документами. Приведем список самых популярных типов, которыми компании обмениваются в Диадоке.

  • Акт приемки-сдачи работ (услуг).
  • ТОРГ-2.
  • Товарная накладная (ТОРГ-12).
  • Счет-фактура (СФ).
  • Корректировочный СФ.
  • Исправленный СФ.
  • УПД.
  • УКД.
  • Исправленный УПД.
  • Исправленный УКД.
  • Акт сверки.
  • Договор.
  • Счет.
  • Внутренняя накладная (ТОРГ-13).

Это не полный список возможных типов. Более подробный можно посмотреть по ссылке.

Требования к документам в системе ЭДО

Все электронные документы можно разделить на формализованные и неформализованные. Для первых ФНС разработала утвержденные и рекомендованные форматы XML. Для второго типа отсутствуют какие-либо требования по формату, ими можно обмениваться в любом виде.

К формализованным относят счета-фактуры, УПД и УКД. Передавать их можно только в утвержденном ФНС формате XML.

Частично формализованные — это ТОРГ-2, ТОРГ-12, акт выполненных работ, транспортная накладная, сопроводительная ведомость, заказ-наряд, акт сверки взаимных расчетов. Они получили от ФНС рекомендательный формат XML, но их также можно передавать в других форматах.

К неформализованным принадлежат счета, прайс-листы, ТОРГ-13, ТОРГ-14 и прочие. Этими типами можно обмениваться в любых форматах.

Как отправить документы через систему ЭДО

У сервисов ЭДО простой интерфейс, в котором интуитивно понятны базовые возможности. Например, в Диадоке вам нужно просто перейти в раздел «Документы» и нажать «+ Новый документ». На этой странице доступно создание документа прямо в системе. 

Отправка документов через ЭДО

Встроенный редактор подскажет, как правильно сформировать и заполнить счет-фактуру, накладную, акт и УПД, остальные документы вы можете загрузить с компьютера. А после останется только нажать кнопку «Подписать и отправить». Диадок проверит вашу электронную подпись, и, если все в порядке, файл уйдет к получателю.

Возможна ли интеграция системы ЭДО с учетной системой

Можно использовать веб-версию электронного документооборота или внедрить интеграционное решение для учетной системы. Второй вариант позволит компании работать с электронными документами в привычном интерфейсе.

Пользователям Диадока доступно четыре варианта интеграции:

  • Модуль для 1С — готовое интеграционное решение для пользователей этой учетной системы. Подходит для актуальных версий программы и работает с большинством конфигураций.
  • Диадок.Коннектор — облачное решение, которое интегрирует возможности сервиса без вмешательства в учетную систему компании.
  • Решение для SAP — обеспечивает бесшовную интеграцию SAP ERP c Диадоком.
  • API Диадока — на основе API компании разрабатывают собственные решения для нестандартных учетных систем.

Специалисты Диадока консультируют компании и помогают подобрать подходящее интеграционное решение. Выбор зависит от учетного решения компании, объема документооборота и других особенностей.

Заключение

С помощью систем ЭДО компании обмениваются электронными документами с контрагентами. Юридическую силу таким документам придает электронная подпись. Чаще всего на электронный документооборот переходят крупные организации, но им также могут пользоваться и небольшие предприятия или предприниматели. ЭДО позволяет сократить расходы на печать и доставку, а также экономит время сотрудников.

diadoc

Переходите на ЭДО и оцените все возможности Диадока


ЭДО для компании

Государство с каждым годом расширяет перечень областей, где необходим ЭДО. Он уже стал обязательным для участников оборота прослеживаемых и маркированных товаров. В этой статье расскажем о целях перехода на ЭДО, видах электронных документов и мерах по обеспечению их безопасности, а также выборе провайдера.

Экономия бумаги в офисе

В 2022 году цены на бумагу для печати выросли в три раза. Печать одного листа формата А4 стала обходиться офису в 4 рубля — раньше это было 1,5 рубля. А количество документации, как внешней, так и внутренней, не уменьшилось. Это сделало проблему экономии бумаги особенно актуальной. Рассмотрим, что поможет компаниям снизить расходы.

От бумажного документооборота к электронному

Электронный документооборот (ЭДО) становится все популярнее, так как значительно упрощает работу компаний с контрагентами. Рассмотрим, в чем его отличие от бумажного, какие преимущества и недостатки есть у обоих видов документооборота и как выбрать подходящего оператора ЭДО.

Смена оператора

Иногда компания сталкивается с необходимостью сменить одного оператора электронного документооборота (ЭДО) на другого. В такой момент могут возникнуть вопросы: нужно ли отправлять уведомление в налоговый орган и контрагентам, как перестроить работу с партнерами, сколько времени займет процесс. Давайте разберемся. 

Первичные документы в ЭДО

В этой статье мы расскажем, что такое первичные документы, как их оформлять, передавать контрагентам и отправлять в ФНС. Разберем требования к первичке и поговорим о плюсах работы с ней в системе электронного документооборота.